Hvordan gi konstruktiv tilbakemelding på ansattes evalueringer

Ansatte evalueringer bør ikke være en øvelse i kritikk og misbilligelse. I stedet gi konstruktiv kritikk ved å fortelle den ansatte hva han gjør bra og ikke så bra, og han kan forbedre. Hvis du leverer konstruktiv kritikk med en følelse av god vilje, bør din medarbeider føle seg oppmuntret og bemyndiget til å gjøre endringer i stedet for å føle seg avskåret og motløs.

1.

Snakk med den ansatte i en privat setting, for eksempel et konferanserom der det ikke vil være et skrivebord som skiller deg og din medarbeider. Gi aldri konstruktiv tilbakemelding foran andre. Det er uprofesjonelt og det kan få den ansatte til å føle seg ubehagelig.

2.

Fortell medarbeider hensikten med møtet før evalueringen avleveres. Fortell ham hva du håper å oppnå, for eksempel, "Vi møter i dag for å diskutere ytelsen din de siste tre månedene. Jeg vil gjerne snakke om noen av dine resultater og tilby forslag til hvordan du kan forbedre ytelsen din i en eller to områder. " Dette setter tonen for møtet og åpner dialogen mellom deg.

3.

Forklar din evaluering poeng for punkt. Vær spesifikk når du gir tilbakemelding. Ellers vil det ikke kvalifisere som konstruktivt. For eksempel, unngå generaliseringer som, "Dine salgsrapporter trenger litt arbeid." I stedet, fortell arbeidstakeren spesifikt hvilke områder som trenger arbeid. For eksempel, hvis den ansatte ikke gir nok detalj om sine salgsanrop, fortell han at han skal gi detaljerte notater om sin innsats for å åpne nye kontoer og beholde dine nåværende kontoer.

4.

Gi kompliment før du leverer konstruktiv kritikk for å redusere virkningen. Hvis medarbeiderne er en kundeservice agent, for eksempel, fortell henne at du har lagt merke til at hun er personell og engasjerende når de møtes med kunder i person. Deretter skal du fortelle om områdene hun trenger å forbedre, for eksempel å være mindre curt og avvisende når du snakker med kunder over telefon.

5.

Avslutt din konstruktive tilbakemelding med et avsluttende kompliment for å inspirere den ansatte til å forbedre. For eksempel kan du si til medarbeideren at kundene allerede liker deg, så gjør en ekstra innsats for å være hjertelig når du snakker til dem på telefonen for å styrke deres forpliktelse til deg som deres kontakt.

6.

Lytt til tilbakemelding fra ansatte og ta notater for å inkludere i ansattes evalueringsfil. Omskrive hva hun sier for å sikre at du forstår. For eksempel kan ansatt si: "Noen ganger jobber jeg med noe annet når en kunde ringer meg og alt jeg tenker på, kommer av telefonen." Du kan svare, "Så, føler du deg distrahert når en kunde ringer og avbryter det du gjør?" Deretter tilbyr du spesifikke forbedringsforslag: "Prøv å ta et dypt pust og legg et smil på ansiktet ditt før du svarer på telefonen. Dette kan hjelpe deg med å slappe av og fokusere på å hjelpe kunden."

7.

Gi medarbeiden en tidslinje for å forbedre hans ytelse, dersom resultatet er under forventningene. Fortell arbeidstakerens konsekvenser av ikke å forbedre ytelsen, for eksempel opphør eller oppsigelse. Følg firmapolitikken for advarsler og disiplinære tiltak for å unngå mulige rettssaker i tilfelle at du suspenderer eller avslutter ansatt.

8.

Dokument alt du diskuterte under evalueringen: kommentarer, planer for forbedring, konsekvenser. La medarbeideren registrere sine egne kommentarer på skjemaet. Tegn og dato evalueringen. Be medarbeideren å lese, signere og date den. Gi ansatt en kopi. Legg en kopi i ansattes fil.

9.

Følg opp og gi uformell tilbakemelding når du legger merke til at arbeideren forsøker å oppfylle målene for hennes forbedringsplan. Din bekymring og oppmuntring demonstrerer din forpliktelse til arbeidstakerens suksess.

Tips

• Gi medarbeiden en egenvaluering for å fullføre før du, slik at han kan få en aktiv rolle i evalueringsprosessen. Dessuten kan han berøre områder som du ikke er klar over eller har glemt.
• Evaluer tonen i stemmen din mens du snakker med den ansatte. Pass på at det høres jevnt og profesjonelt.
• Få øynekontakt med den ansatte når du snakker. Dette vil vise medarbeider at du er oppriktig.
• Unngå å bruke konstruktiv kritikk til mer enn ett eller to områder. Ellers kan du overvelde den ansatte.

advarsler

• Ikke sammenlign en ansatt til sine medarbeidere eller snakk om hennes personlighet eller holdning. Snakk bare om jobbprestasjonen.
• Ikke diskutere faktorer som en ansattes alder, religion, rase eller seksuell orientering, eller medarbeiderne kan anklage deg for diskriminering.