Viktige komponenter i å håndtere et FoU-prosjekt

Prosjekter har vanligvis klart definerte mål, en gjennomsiktig kostnadsstruktur og en plan med en planlagt sluttdato. Disse egenskapene gjelder mindre for FoU-prosjekter, noe som gjør deres ledelse mer kompleks. Selv om målet kan være å fullføre definert forskning vellykket og utvikle et nytt produkt, betyr forskningsdelen av prosjektet at arbeidet er nytt og gjenstand for uventede utviklinger og resultater. I stedet for en stiv prosjektstyringsstruktur med vekt på kontroll og verifikasjon, må et FoU-prosjekt kontinuerlig tilpasse seg nye situasjoner med involvering av alle interessenter.

Hensikt

Prosjektleder for et FoU-prosjekt starter ved å sørge for at prosjektets formål er klart for alle involverte og at han har vurdert alle deltakeres interesser. En av hovedfunksjonene er å identifisere alle interessenter og deres problemer, hvilken verdi de tar med til prosjektet og hvilke fordeler de forventer å motta. Fra denne informasjonen kan prosjektlederen identifisere prosjektets umiddelbare mål.

Fokus

Den fleksible tilnærmingen som kreves for å styre et FoU-prosjekt, resulterer ofte i mangel på fokus. Ulike deltakere har ulike interesser, og enkelte oppgaver og utviklingsveier er mer utfordrende enn andre. Prosjektlederen må sørge for at arbeidet blir fokusert på de umiddelbare målene og overordnet formål. Hvis resultatene krever det, kan prosjektlederen identifisere nye mål og skifte fokus på riktig måte.

finansiering

Prosjektleder for et FoU-prosjekt må være spesielt oppmerksom på deltakerne som er ansvarlige for finansiering. Selv om tradisjonelle prosjekter har et fast budsjett, trenger FoU-prosjekter et mer fleksibelt finansieringsramme. Når prosjektet fortsetter, kan det kreve ekstra midler, eller det kan bli umulig å fortsette. Prosjektlederen må holde interessenter finansierer prosjektet klar over alle fremskritt og problemer, slik at de kan ta informerte beslutninger om fortsatt finansiering.

timing

Et FoU-prosjekt har en tidsramme som en del av sine mål, men tidsplanen må være fleksibel nok til å imøtekomme uventede utviklinger. En sentral prosjektledelsesfunksjon er å justere tidsplanen og omfordele ressurser etter behov for å møte nye mål og reviderte rutetabeller. Lederen må holde alle interessenter informert om tidsplanjusteringer og ta hensyn til eventuelle problemer de reiser med hensyn til slike endringer.

dokumentasjon

Dokumentasjon er enda viktigere i et forsknings- og utviklingsprosjekt enn i andre prosjekter. I tillegg til å registrere resultatene av arbeidet, viser prosjektstyringsdokumentasjonen hvordan prosjektet utviklet seg. Det noterer seg endringene prosjektlederen gjennomførte, hvorfor han implementerte endringene og resultatene av samrådene med interessenter.

Anmeldelse

Prosjektledelse for et FoU-prosjekt inkluderer en kontinuerlig gjennomgangsprosess. Fordi prosjektet avhenger av resultatene av arbeidet, må prosjektleder kontinuerlig overvåke resultatene og foreta justeringer når det er nødvendig. Kontinuerlig gjennomgang innebærer også regelmessig og hyppig rapportering til alle interessenter.

Gjennomføring

Et sentralt aspekt ved prosjektledelse generelt er å klart definere betingelsene som må tilfredsstilles for prosjektgjennomføring. For FoU-prosjekter, kan slike forhold endres etter hvert som prosjektet utvikler seg. Uventede faktorer kan komme fra selve prosjektet eller fra ytterligere krav på utsiden fra utsiden. Når prosjektets mål og vilkårene for arbeidets gjennomføring forandres drastisk, må prosjektleder sørge for at alle interessenter er enige om det nye rammebetinget.