Retningslinjene for å skrive prosedyrhåndbøker

Prosedyrhåndbøker er nyttige verktøy for en rekke ansettelsesinnstillinger. Hvorvidt ansatte trenger å vite hvordan man bruker kopimaskinen eller hvordan man fullfører nødvendig helse- og sikkerhetsopplæring, kan en prosedyrhåndbok gi oversikt over trinnene. Mange arbeidsgivere utformer kombinert "policy and procedure" manualer, men det er viktig å gjenkjenne skillet: politikk reflekterer regler, mens prosedyrer gjenspeiler prosesser og hvordan de skal fullføres. Ved å sette sammen en effektiv prosedyrhåndbok, er det viktig å fokusere på selve prosedyren og gi den informasjonen som vil være mer nyttig for ansatte for å fullføre den.

Kvaliteter

En prosedyrhåndbok bør være enkel å lese og bruke. En prosedyrhåndbok som krever sin egen prosedyrhåndbok bare for å lese den, er ikke mye bruk for en ansatt. I tillegg bør prosedyrhåndboken være konsekvent i alle elementer, inkludert stil, design og informasjon. En prosedyrhåndbok er laget for å hjelpe andre med å fullføre en bestemt oppgave, så det skal skrives med leserne i tankene. Prosessene som beskrives, skal være klare og logiske, slik at alle lesere kan følge prosedyren uten problemer.

Egenskaper

Prosedyrhåndbøker vil variere i spesifikke funksjoner, basert på hvilken type informasjon som er detaljert. For det meste er effektive prosedyrhåndbøker imidlertid de som har klar og konsekvent formatering slik at leserne vet hvordan de skal følge materialet. Avsnitt bør begynne og slutte uten forvirring, og leserne må ikke lure på hvor ett skritt slutter og en annen begynner. I beskrivelsen av trinnene bør forfattere bruke sterke handlingsord for å sikre at leserne vet nøyaktig hva de skal gjøre, og de bør tilby forklaringer og alternativer der det er hensiktsmessig. Alle ikoner, bilder eller diagrammer / diagrammer skal være åpenbare for å forstå og enkelt å følge.

Skrivestil

Skriftestilen for en prosedyrhåndbok bør stole på klart og konsistent språk. All prosessinformasjon bør være nøyaktig, og eventuelle akronymer bør avklares med en forklaring i parentes - for eksempel "Food and Drug Administration (FDA)." I prosedyrhåndbøker som vil være i omløp i noen tid, unngå å bruke spesifikk informasjon som kan bli utdatert raskt. Teknisk språk og jargong som ikke er kjent for de fleste, bør unngås.

Design

Utformingen av prosedyrhåndboken vil i stor grad avhenge av hvilken type prosedyre som skisseres, men noen designanbefalinger gjelder for alle prosedyrhåndbøker. En god prosedyrehåndbok bruker mye hvit plass. Det vil si at håndboken ikke er overbelastet med utskrift, men gir ganske mye innrykning og avsnittsbrudd for å unngå å skremme av leseren. Effektive prosedyrhåndbøker har også tydelige overskrifter og underoverskrifter, samt andre passende etiketter og skisserer for mange punkter.

Arbeidsoppgaver

De som er ansvarlige for skriftlige prosedyrer, er også ansvarlige for å gjennomgå dem regelmessig. Hvis materialet blir irrelevant, bør det fjernes eller oppdateres. Hvis informasjonen ikke er effektiv til å hjelpe medarbeidere, bør håndboken revideres og forbedres. En prosedyrhåndbok er bare like nyttig som arbeidet som gjør det mulig for leserne å oppnå, og hvis manuell ikke klarer det, har forfatteren ansvaret for å endre det.