Et eksempel på hvordan du kommuniserer en ny prosessendring på arbeidsplassen

Prosess- og prosessmessige endringer er en felles del av revamping og omorganisering av arbeidsplassoppgaver, mål og tiltak. Det er flere eksempler på hvordan man kommuniserer en ny prosessendring på arbeidsplassen. I en liten bedrift kan selv små prosessmessige endringer få stor innvirkning på effektivitet og produktivitet. Kanskje viktigere enn de faktiske prosess- og prosessendringene er evnen til å kommunisere endringene til alle ansatte. Kommunikasjonsprosessendringer skikkelig vil bidra til å holde alle ansatte på samme side mens de møter nye virksomhetsmål og tiltak.

Legg ut detaljene

Identifiser den faktiske prosessendringen, forventet påvirkning av endringen og grunnen til å starte endring. Lag en visjon for å få ansatte interessert og engasjert i endringene som foregår. For eksempel, når du implementerer et nytt program, vil du ønske å identifisere når endringen vil finne sted og fordelene ved å bruke det nye programmet for selskapet, for eksempel reduserte kostnader. Fremhev fordeler mottatt av ansatte, for eksempel brukervennlighet, for å hjelpe til med å oppmuntre ansatte i endringen.

Identifiser hvilke behov som endres

Vurder effekten av endringen og ta hensyn til behovet for å inkludere eksterne leverandører og kunder i kommunikasjonsprosessen. Å forlade noen ut av kommunikasjonsprosessen relatert til en prosessendring på arbeidsplassen, kan være skadelig for forhold og produktivitet. Når det gjelder innføring av ny programvare, må du varsle alle ansatte om endringen og vurdere å utdanne leverandører på alle nødvendige trinn i forbindelse med bruk av det nye programmet til fordel for dem, for eksempel sporing av ordrer eller salg.

Kommunikasjonsmetode

Velg billig massekommunikasjon, for eksempel e-post, for små prosessendringer som krever liten forklaring og la lite rom for forvirring. Kommunisere store prosedyreendringer, for eksempel de som er relatert til håndtering av kundeklager, på en mer intim måte. Alternativer for å kommunisere store endringer inkluderer hosting informasjonssamtaler og gjennomføring av team eller avdelingsmøter. Ved introduksjon av et nytt program, vil kommunikasjon av endringen med avdelinger eller ansatte i små grupper tillate deg å skreddersy diskusjonen for å forklare hvordan vedtaket av et nytt program påvirker og fordeler hver gruppe.

Adresse alle bekymringer

Svar på spørsmål om endringen etter behov, og gjør det klart at å hjelpe ansatte og alle interesserte parter overgang til den nye prosessen er en topp prioritet. Gjør trening tilgjengelig når det er nødvendig. For eksempel, når du takler overgangen til et nytt program, bør du vurdere å trene en valgt gruppe medarbeidere for å hjelpe til med å tjene som trenere eller mentorer. Dette vil gi ansatte en personlig oppmerksomhet i et støttende miljø.