Hvordan skrive et effektivt negativt svar til en ansatt

Mens du kanskje ønsker at du kan fortelle din ansatt "ja" til enhver forespørsel eller forespørsel, er dette ikke et realistisk ønske. Som småbedriftseier har du noen ganger færre alternativer og ressurser, noe som gjør det nødvendig å si "nei." Skriv et effektivt negativt svar på en ansatt. Du kan kanskje gi oppmuntring, alternativer eller ideer til løsninger som vil løse situasjonen positivt.

1.

Samle selskapspolitikker som støtter ditt negative svar. For eksempel, hvis din medarbeider har bedt om jobbdeling, og bedriften din ikke gir denne fordelen for ansatte, kan du finne noen firmapolitikker som beskriver arbeidsdeling. Hvis din medarbeider ber om en helsemessig fordel som din bedrift ikke gir, kan du finne human resource dokumentasjon som skisserer denne fordelen.

2.

Skriv en formell hilsen for å starte det negative svaret. For eksempel kan du skrive, "Kjære Karen: Takk for at du nærmer deg ledelsen med din forespørsel."

3.

Segu diplomatisk inn i det negative svaret. For eksempel kan du skrive, "Dessverre kan vi ikke gi din forespørsel om jobbdeling på dette tidspunktet. På grunn av størrelsen på vårt firma og det begrensede antall personer i vår ansatt, har vi ikke ressurser eller bemanning for å gjøre dette til et mulig alternativ for ansatte. "Gjør ditt negative svar klart og konsistent og gi minst én grunn til svar.

4.

Lett det negative svaret med noe oppmuntrende eller positivt, om mulig. For eksempel kan du skrive: "Vi forstår hvordan attraktiv jobbdeling er for mange ansatte, og vi er forpliktet til å gi et positivt og gunstig arbeidsmiljø for våre ansatte. Vi vil strebe for å legge til fordeler som jobbdeling i vår forretningsplan så snart det er mulig. "

5.

Takk ansatte for hennes tålmodighet og fortsatte service. Tegn brevet. Legg ved dokumentasjonen for den negative responsen.

Tips

• Uansett situasjonen, bruk samme grunnleggende metode for å kommunisere et negativt svar. Kommuniser de dårlige nyhetene på en høflig, men fast måte. Gi grunner og oppmuntring til den ansatte. Fullfør brevet så positivt som mulig.