Slik dokumenterer du 5S-prosjekter

Vellykkede prosjektforbedringsledere som implementerer leanproduksjonsteknikker, bruker 5S-metodikken for å eliminere avfall og forbedre kundetilfredsheten. For å eliminere avfall, tar prosjektledere fem typer handlinger basert på japanske ord. Disse rengjøringsprosessene inkluderer Seiri (Sort), Seiton (Set in Order), Seison (Shine), Seiketsu (Standardize) og Shitsuke (Sustain). Som et resultat blir prosjektverktøyene sortert og ordnet slik at de kan være tilgjengelige når det er nødvendig. Ved å holde arbeidsplassen ren og organisert, forblir alt (og alle) i orden. For å dokumentere prosessen slik at du senere kan evaluere, analysere og revidere et 5S-prosjekt, implementere 5S i etapper og utarbeide rapporter på hvert trinn.

1.

Lag en endringsstyringsplan for å håndtere kvalitet. Bruk ditt eget format eller last ned en mal fra nettsteder som Microsoft Office Templates nettsted, som gir tilgang til å endre kontrollmaler.

2.

Hold regelmessige møter og dokumenter teammedlemsforslag i et møte. Bruk verktøy som Microsoft OneNote til å ta opp beslutninger og tiltak som er tatt. Distribuer disse dokumentene via e-post. Arkiver dem ved å laste dem opp til intranettwebsteder, bedriftsdokumenter eller samarbeidende arbeidsområder, for eksempel Microsoft Sharepoint.

3.

Bruk prosessforbedringsverktøy, for eksempel fremdriftsrapporter og tidsobservasjonsark, for å definere, analysere, måle, forbedre og kontrollere prosesser. Lag statusrapporter som beskriver hvordan disse resultatene styrker laget, forbedrer bestemte prosesser ved å analysere nåværende tilstand (som det er) og definere fremtidig tilstand (å være). Ved å definere gapet mellom de to, kan du opprette en gjennomføringsplan og handlingsplan.

4.

Lag en revisjonsplan. Denne planen skal identifisere personell som kan gå gjennom arbeidsplassen og bli kvitt alle unødvendige verktøy. Dette gjør det mulig for deg og dine ansatte å sikre at du har akkurat de riktige verktøyene og materialene for å få jobbet gjort. Planen bør kontrollere at de gjenværende verktøyene er organisert etter bruk og primærbrukere. Det bør også beskrive hvordan man grundig kontrollerer for hånden at vedlikehold av generell innretning skjer og at standardiserte verktøy, prosesser og prosedyrer blir implementert og brukt. En omfattende revisjonsplan hjelper deg og din småbedrift å opprettholde endringene. Publiser suksesshistorier for å opprettholde energi og entusiasme.

5.

Beskrive hver av 5S-prosessene i detaljerte dokumenter og distribuere disse til alle teammedlemmer ved hjelp av e-post eller sosial medieteknologi som wikier, forum eller blogger. Lag sjekklister og plakater for å styrke metodikken. Tren personell i bruk av disse prosessene ved hjelp av denne dokumentasjonen. I tillegg gir gratis ressurser, for eksempel Massachusetts Institute of Technology OpenCourseWare, tilgangsmaterialer, verktøy og ressurser til å kommunisere beste praksis knyttet til 5S-metoden.