Effektiv forretningskommunikasjon i møter

Effektiv forretningskommunikasjon er viktig under møter, siden møter gir mulighet for ansatte fra ulike fasetter i selskapet til å samle seg for å styrke strategier, brainstormide ideer, feire suksesser og dissekere feilsteg. Hvorvidt møter står ansikt til ansikt, telekonferanse eller videokonferanse, har relevante parter muligheten til å utveksle informasjon som fører til stabilitet og vekst i bedriften. Når man misforsvarer, kan forretningsmøter kaste bort verdifullt selskapstid. Forstå viktige elementer i effektiv forretningskommunikasjon maksimerer effektiviteten på arbeidsplassmøter.

sammenbrudd

Effektiv forretningskommunikasjon bryter seg ned i møter når de er for lange, planlagt uten nok tid til å forberede seg på dem og avslutte uten å etablere tiltak, ifølge Meeting Wizard. "Å gjennomføre effektive møter på jobben" anbefaler at du velger et møteformat for selskapet og holder seg til det slik at deltakerne blir kjent med det.

Fire trinnregel

Forretningsmøter kan maksimere kommunikasjonen ved å ta fire trinn, ifølge møteveiviseren. Forbered deg ved å velge deltakere med forsiktighet, gi forhåndsvarsel og planlegger en tydelig artikulert dagsorden. Velg en person eller et lag med ansatte hvis hovedansvar er effektiv tilrettelegging, inklusiv notatinntak og tidsprosess. Gjør plass til inspirert forretningskommunikasjon ved å invitere tilbakemeldinger fra deltakerne og tillate en solid diskusjon. Oppsummer møtetes prestasjoner og gi eller oppsøke handlingsbare skritt før du avslutter.

Målgruppe Kunnskap

Når du planlegger møter, vurder publikum. Bestem om møtet vil være stort eller lite, og planlegge sitteplasser og snakke muligheter tilsvarende. Gi lettleste materialer og sørg for at alle kan se projektor, hvitt bord eller annet visuelt hjelpemiddel før du begynner. Vær oppmerksom på om møtet er ment for senior tjenestemenn, nye ansatt, nåværende kunder eller potensielle kunder.

Online møter

Online forretningsmøter blir stadig vanligere, og det finnes måter å lette effektiv forretningskommunikasjon på under disse møtene. Klarhet er spesielt viktig under nettmøtene på grunn av den mer fjernede naturen av møtet, ifølge "Web Conferencing Zone." Informasjon skal grundig forskes, utarbeides og presenteres på en interessant måte. "Webkonferansesone" legger vekt på at fokuset skal være på møteens agenda, ikke teknologien som er involvert i å gjennomføre møtet. Påminn deltakere om at nettmøter skal behandles med samme grad av seriøsitet og formalitet som tradisjonelle møter, og følg opp for å sikre at de resulterende tiltakene blir håndtert.

Tips

Små justeringer i leveransen kan ha stor innvirkning på kommunikasjonseffektiviteten. Når du adresserer grupper av mennesker i møter, gjør øyekontakt med enkelte medlemmer, men adresser gruppen som helhet når du svarer på et individuelt spørsmål, i henhold til "Åtte måter å vise taler ferdigheter i et møte." Vær proaktiv når du søker etter tilbakemelding og oppmuntre Oppfølging diskusjon når medlemmene svarer. Artikkelen anbefaler også å etterligne andres oppførsel for å skape konsistens. For eksempel, hvis andre bidrar med korte bemerkninger, bør også dine kommentarer være korte. Unngå å bruke klichéer og ordlydende retorikk.

Populære Innlegg