Føderal Tidspunktspolicy for offentlige tjenestekontrakter

Den føderale regjeringen har en rekke programmer og støtteverktøy som er laget for å hjelpe småbedriftseiere til å konkurrere om føderale tjenestekontrakter. Når en federal kontrakt er tildelt, er kravene til samsvar likevel uavhengig av bedriftens størrelse eller tjenesten den gir. Tidspunktspolicyer, som fokuserer både på manuelle og elektroniske metoder, følger retningslinjer fastsatt i Federal Acquisition Regulations og Cost Accounting Standards.

Skriftlig timekeeping policy

Føderale tjenesteleverandører må ha en skriftlig tidspolicy som viser at virksomhetens tidsprosesspraksis overholder føderale krav. Politikken må tydelig skildre informasjon knyttet til forberedelse av tidspapir. For eksempel, hvis en ansatt utfører tjenester på mer enn ett sted utenfor stedet, går arbeidstaker inn i tiden ettersom det egentlige arbeidet utføres i stedet for i begynnelsen og slutten av arbeidsdagen. Politikken må også skissere trinnene for nyansatte ansattes tidskursopplæring. Til slutt må den skriftlige politikken skissere trinnene virksomheten tar, for eksempel gulvkontroll og periodiske revisjoner, for å sikre at tidarkene overholder føderale tidskrav.

Tidsskriftprosedyrer

Til tross for den utbredte bruken av elektroniske tidvisningssystemer, baserer den føderale regjeringen først og fremst tidskrav til manuell praksis. Godtagbar tidsprosesspraksis påvirker både ansatte og veiledere. For eksempel må ansatte personlig registrere tid brukt på en jobb i blekk og registrere tid, ikke estimert tid. Tilsynsførere og administratorer kan ikke fylle ut tidsskrifter for en ansatt med mindre det er en god grunn, for eksempel at en ansatt forlater tidlig på grunn av sykdom eller skade. Hver ansatt er ansvarlig for et tidsarks fullstendighet og nøyaktighet, og veilederne er ansvarlige for at hvert tidsskrift godkjennes før det sendes til betaling.

Elektroniske interne kontroller

Krav til bedrifter som bruker elektroniske tidssystemer, fokuserer hovedsakelig på internkontrollpolitikk. For eksempel er en sikker passordpolicy og et system for å sikre at bare godkjente endringer er oppgitt på tidark, obligatorisk. Interne kontroller skal sørge for at ansatte oppgir de eksakte timene de jobber hver dag. Elektroniske tidsarksystemlogger bør produsere et detaljert revisjonsspor. Dette skyldes at det i en revisjon må regjeringsrevisorer verifisere hvem som har tilgang til arbeidstidsblad, samt årsaken.

Ikke-samsvar og svindel

Bestemmelser i False Claims Act skisserer straffer for svindel og / eller manglende overholdelse av tidsreglene. I tillegg til at virksomheten står overfor diskvalifisering fra alle servicekontraktpriser i opptil tre år, møter både din bedrift og dine ansatte potensiell kriminell påtalemyndighet. I henhold til False Claims Act, har regjeringen rett til å innlede sivil saksbehandling for å gjenopprette erstatning. Potensielle straffer omfatter bøter, fengselsvilkår og skader på opptil tre ganger falsk eller bedragerisk påstand.