Hvordan skrive et innledende brev til en ikke-fortjenestende behovspenger

Nonprofit organisasjoner bruker ofte henvendelse til direktemeldinger i innsamlingsarbeid. Et innledende brev er en åpning til et forslag som ber om et bestemt beløp for en bestemt sak. Brevet skal være detaljert og nøyaktig og skal gi leseren all den informasjonen de trenger for å ta en utdannet beslutning om å støtte nonprofit gjennom et økonomisk bidrag. Brevet skal også inkludere vedlegg, for eksempel litteratur som beskriver nonprofitets oppdrag og programmer.

Forbereder et profesjonelt brev

For å være effektiv, bør et brev som ber om et økonomisk bidrag skrives ut på nonprofits brevpapir og adresseres til den mest hensiktsmessige personen i organisasjonen. Før du skriver ut et brev, ta kontakt med firmaet du svarer til og be om navnet på den enkelte som er ansvarlig for å vurdere forespørsler om donasjoner. Dette kan være en samfunnsrelatert direktør, en filantropisk leder eller, i større selskaper, en veldedighetsdirektør. Å adressere et brev til den aktuelle personen vil øke oddsen for at forespørselen blir gitt.

Lag en overbevisende introduksjon

Brevet ditt bør starte med å introdusere ideell organisasjon og beskrive sitt mål og oppdrag. Skriv et avsnitt med et avsnitt som beskriver hvor lenge organisasjonen har eksistert, befolkningen den tjener og årsaken til at ideen er å kreve finansieringsstøtte. For eksempel: "ABCs barns organisasjon har vært i drift siden 1945. Organisasjonen eksisterer for å gi helsetjenester til risikofylte barn i tri-fylkeområdet. Nylige kutt i statlig finansiering har resultert i et budsjettunderskudd for vår organisasjon, som vi prøver å overvinne. "

Engasjere seg med misjonsjustering

Brevet skal engasjere prospektet ved å vise hvordan nonprofitets oppdrag er i tråd med virksomheten. Dette krever forskning før du skriver brevet.

Eksempel

Janet jobber for Alice's Closet, et ikke-for-profit som gir hjemløse kvinner klær til å ha på jobbintervjuer. Akkurat nå er hun på vei opp en årlig innsamlingsinnsats for å støtte Alice's Closet's oppdrag. Hun lærer at eieren av en lokal butikk, Serendipity, er aktiv i et mentorprogram for unge kvinner. I hennes innsamlingsbrev skriver Janet:

Din butikk er en respektert forhandler i vårt område, og alle raves om de vakre klær og tilbehør som den selger. I tillegg verdsetter samfunnet også måten du står opp for unge kvinner ved å gi veiledning og en sterk rollemodell. På grunn av vår felles forpliktelse til samfunnet og kvinnene, ber vi deg om å vurdere en donasjon til Alice's Closet.

Gjør din forespørsel

Etter introduksjonen, angi spesifikt hva du søker fra brevmottakeren. Hvis du er ute etter kontinuerlig økonomisk støtte eller for en engangsdonasjon, definer du klart hva du trenger, når du trenger det, og hvordan det skal brukes. For eksempel: "Jeg skriver i dag for å kreve et økonomisk bidrag på $ 1000 for å støtte helsestasjonsklinikken vi tilbyr hver måned. Denne finansieringen vil bli brukt til å beskrive kostnaden for vaksinasjoner og medisinske forsyninger og vil tjene mer enn 350 lokale risikofylte barn. Vi vil begynne å tilby tjenesten 1. oktober i dette kalenderåret, og vi må ha finansiering på plass senest 1. september. "

Bekreft deres generøsitet

Oppsummer brevet ved å takke selskapet for å ta deg tid til å vurdere forespørselen. Takk donorer for deres tid og krefter er god praksis. Etter at de har gjort gaven, er det viktig å takke selskapene for deres støtte for å opprettholde gode relasjoner.

Skriv en effektiv konklusjon

Lukk brevet ditt med en oppfordring til handling og noter hvilken oppfølging som vil finne sted. For eksempel: "En representant for organisasjonen vår vil kontakte deg senere denne uken for å diskutere hvordan din gode bedriftsforvaltning kan komme samfunnet til gode gjennom dette initiativet." Henvis eventuelle vedlegg du inkluderer med brevet, for eksempel en informasjonsbrosjyre, en kopi av din nonprofit status verifisering eller annen sikkerhet som vil være nyttig for å fremme oppdraget til din organisasjon og støtte behovene skissert i din forespørsel brev.