Hva er den mest effektive måten å tilordne et hovedbok nummer på?

Regnskap er et system for registrering av eiendeler, forpliktelser, salg og utgifter. Hovedboken er der alle regnskapene registreres, og nummereringssystemet som ligger til grunn for hovedboken, refereres til som oversikt over kontoer. Selv om enkelte små bedrifter bare trenger et enkelt system for å starte, er de mest effektive generelle ledgers opprettet med vekst i tankene. Det vil si at hovedboksen skal tillate en bedrift å vokse til en mer kompleks regnskapsstruktur uten å endre det opprinnelige regnskapsoversikten.

Tilordne nødvendige kontoer

Før du tilordner kontoer, er det viktig å merke seg at flere kontoer kreves å skilles av Internal Revenue Service, for eksempel underholdning, annonsering og reise. Du vil kanskje også tildele selgere en egen konto for å gjøre det enkelt å spore aktiviteten på hver konto.

Kontoordre

Balansekontoer har en tendens til å bli tildelt av likviditet. For eksempel er omløpsmidler som beholdning oppført før anleggsmidler som eiendom, anlegg og utstyr. Inntekter og regnskapsregnskap følger de postene som er mest relatert til forretningsvirksomhet, tildeling av inntekter og kostnaden for varer solgt øverst på listen og skatter og rentekostnader på slutten.

Tenk fremover

Finansiell analyse er avhengig av historiske sammenligninger. Hvis kontoer er delt inn i mindre kontoer, kan sammenligningsprosessen være mer utfordrende når selskapet vokser. Hvis du for eksempel bestemmer deg for å skille en diverse utgiftskonto til reise, mat, underholdning og gaver, vil det være vanskelig å spore kontohistorikk med mindre hovedboken følger et forhåndsdefinert hierarki.

Følg et forhåndsdefinert hierarki

Enkelte næringer har forhåndsdefinerte standarder for hovedboken, mens andre følger et generisk oversikt over kontoer. Jo mer du kan gruppere kontoer tidlig, desto lettere blir det å tilordne kontoer etter hvert som virksomheten vokser. For eksempel er følgende oversikt over kontoer en generell gruppering:

0 - 999: Andre inntekter (for eksempel renteinntekter) 1000 - 1999: Inntektsregnskap 2000 - 2999: Ansvarskontoer 3000 - 3999: Egenkapitalregnskap 4000 - 4999: Anskaffelseskontoer 5000 - 5999: Kostnad på varer solgt 6000 - 6999: Utgift Regnskap 7000 - 7999: Andre utgifter