Hva er effektive måter å håndtere Corporate Outgoing Mail?

Selv om e-post har gjort sterke innkjøp, anser de fleste bedrifter fortsatt "snail" -post for å være en viktig del av deres virksomhet. Kontrakter, paychecks, fakturaer og mer alle rutinemessig reise gjennom posten. Et jevnt løpende selskap trenger et jevnt løpende system for effektiv håndtering av disse viktige materialene. Når det gjelder utgående post, kan du spare mye tid og penger ved å strukturere kontorer og trene dine ansatte på hvordan du effektivt bruker systemet.

God merking

All utgående post må tydelig identifisere avsenderen og mottakeren. Instruer ansatte i riktig utarbeidelse av konvolutter, og gjør noen på medarbeiderne tilgjengelige for å svare på spørsmål om posten. Unngå håndskrift på konvolutter når du kan spare tid ved å automatisere prosessen. Bestil tilpassede konvolutter eller etiketter med firmaets informasjon, spesialisert som nødvendig for separate divisjoner, grupper og enkeltpersoner, slik at både posttjenesten og mottakeren vil vite hvem som sendte brevet. For mottakere av rutinemelding, bruk konvolutter for plastvinduer og skriv inn mottakerinformasjonen for datamaskin for hastighet og nøyaktighet. For store eller vanlige mengder utgående e-post, bruk programvareverktøy til å skrive ut mottakerinformasjonen automatisk ved å tegne fra eksisterende kontofiler.

Office Mail Movement

For å samle utgående e-post effektivt, trenger du et "omvendt tre" -system for å samle all utgående post og få den til en eller flere avstendingspunkter hvor firmaet overleverer det til kurere til posttjenesten eller et rederi. Konfigurer e-postkasser i alle kontorer og områder som påløper utgående e-post, og oppgi samlingslokaler for større utgående pakker, slik at de ikke regelmessig roter arbeidsplass. Stred etter et system hvor ansatte kan avlevere sin utgående post med et minimum av oppstyr og tid.

Intern samling

Tilordne en eller flere ansatte til å samle inn e-post og pakker fra alle utpekte skuffer og rom, for sortering og behandling i det sentrale postrommet. Gi ansatte med sjekklister slik at de ikke glemmer noen samlingspunkter. Velg ansatte som kan jobbe i tide og få posten klar til å gå ut i tide, og hvem kan opprettholde gode relasjoner med hentingskanalen. Oppgi portmåler i postrommet slik at ingen har å gjøre med å feste frimerker.

Pickup Times

Utgående e-post tilfaller hele dagen, og hvis et bestemt stykke post treffer skuffen sent, vil det ikke gå ut til neste virkedag. Identifiser en optimal postavhentingstid, avhengig av bedriftens behov, og planlegg regelmessig henting med den amerikanske posttjenesten og med en foretrukket logistikkavsender som UPS eller FedEx for pakke og levering av over natten. For å få e-postleveranse i tide, kan det hende du trenger flere pickups hele dagen. Omvendt, hvis bedriften din ikke genererer nok e-post for å støtte vanlig opphenting fra en logistikkavsender, tilordner en ansatt å ta denne posten til avsenderens nærmeste avreisepunkt.