Hvordan skrive en Business Collections Letter

Bedriftssamlingsbrev justerer vanligvis tonen sin til hvor lang tid en faktura er krenkende. Selv om det primære målet med et samlingsbrev er å overtale kunden til å sende inn betaling, bør samleprosessen ikke sette i fare forretningsforholdet. Bedrifter kan bruke samlebokstaver som det eneste kommunikasjonsmiddelet når de forsøker å samle forfallsfakturaer. Noen kan bruke dem som et supplement til samlingssamtaler.

Tone

Innsamlingsagenten bør skrive brevet i en tone som er både fast og hensynsfull, og påminner kunden om beløpet som er forfalt, og at virksomheten vil sette pris på en rask betaling. For eksempel kan et samlingsbrev for en gjeld som er 30 dager forfalt, starte ved å si: "Vi har ennå ikke mottatt betaling, og vil oppfordre deg til å sende det så snart som mulig for å opprettholde dine kredittrettigheter."

Innhold

Innholdet i et virksomhetssamlingsbrev angir vanligvis arten av klagen og trinnene som mottakeren må ta for å løse det. For eksempel kan et brev for en gjeld som er 60 dager forfalt, angi: "Vi har fortsatt ikke mottatt betaling for faktura nr. 19 datert 2. januar 2012. 2. mars sendte vi en forfalt påminnelse, men har ikke hørt tilbake fra Ta kontakt med vårt kontor så snart som mulig for å ordne betaling. "

konsekvenser

Bedriftssamlingsbrev som er endelige merknader, informerer vanligvis kunden om at gjelden hans vil bli henvist til et samlingsbyrå etter en viss dato. Under noen omstendigheter kan en endelig varsel også angi at selskapet vil innlevere rettssaker eller tilbakebetale ubetalte eiendommer. Endelige merknader oppstår vanligvis med gjeld som er 90 dager eller mer forfalte. For eksempel kan en endelig samlebrev for betaling på møbler angi: "Med mindre full betaling er mottatt innen to uker fra datoen for dette brevet, vil vi bli tvunget til å gjenoppta eiendommen."

Betalingsforhandling

Et forretningssamlingsbrev som forsøker å bevare velvære for forholdet mellom selgeren og kunden, kan tilby en revidert betalingsplan. For eksempel kan et selskap tilby delvis betaling til en kunde som er forfalt med 30 dager. Samlingsbrevet kunne si: "Vi anerkjenner at du kan oppleve økonomiske problemer. Vennligst kontakt oss så snart som mulig for å opprette en alternativ betalingsavtale."