Dokumenter som skal lagres for småbedrifter

Skattesesongen kommer en gang i året, men småbedriftsoperatører vet at effektiv skatteforvaltning er en helårig jobb. Statlige og føderale skatter må betales kvartalsvis, avgifter for lisenser betales ved forfalt, og hver transaksjon må registreres og spores tilsvarende. Rikelig med hard og myk kopi dokumentasjon passerer gjennom virksomheten på en daglig basis, dokumenter som skal lagres for når det kommer tid til å arkivere disse viktige forretningsskattene.

Forretningsmottak

Hvis virksomheten din selger produkter, må du holde rede på forretningskvitteringer, inkludert avkastning og kvoter for å bestemme nettoinntektene dine. Den totale vil bli redusert med kostnaden for solgte varer, som er din brutto fortjeneste. Referanse Internal Revenue Service (IRS) Publikasjon nr. 334 for veiledning.

Kjøp poster

Dine kjøpsposter er varer som er kjøpt og videresolgt til kundene dine. For produsenten eller produsenten inkluderer dette prisen på deler kjøpt eller relaterte materialer som brukes til produksjon til ferdige varer. Beslektet dokumentasjon må gjenspeile det du betalte for disse kjøpene.

Generelle utgifter

Foruten kjøpsutgifter må de generelle utgiftene for å drive virksomheten holdes. Dokumentasjonen, som inkluderer kansellerte sjekker, kassebånd, regnskapsmessige uttalelser, kredittkortkort, småpenger og fakturaer, må gjenspeile en faktisk forretningsutgift. Skriver for Ohio State University, sier Cheryle Jones Syracuse at det er fem elementer i et godt rekordhørssystem: en bedriftskonto, som gjør alle betalinger med sjekk, bruker små penger til små utgifter, legger inn kvitteringer ofte og tilbyr støttende dokumentasjon for dine oppføringer .

Reisekostnader

IRS tillater fradrag av reiseutgifter, inkludert reise med buss, tog, fly eller bil mellom hjemmet ditt og din forretnings destinasjon. Drosjer fra flyplassen til hotellet eller fra hotellet til arbeidsstedet ditt er fradragsberettiget. Andre fradrag du kan kreve inkluderer overnatting og måltider, forretningssamtaler mens du er på forretningsreise, relaterte tips, bagasje og frakt, og vaskeri og renseri. Referanse IRS publikasjon nr. 463 for mer informasjon.

Forretningsmessige eiendeler

Eiendom du eier og bruker i din bedrift, består av selskapets eiendeler. Opptaksregulering som reflekterer de årlige avskrivningene på disse eiendelene og gevinsten eller tapet ved salg av et eiendel må opprettholdes. Du må vise når og hvordan en eiendel ble kjøpt, hvor mye du betalte for varen, kostnaden for eventuelle forbedringer, fradrag tatt for avskrivninger eller tap, hvordan aktiva ble brukt og salgsdata, inkludert når og hvordan du solgte aktiva, salgspris og tilhørende utgifter til salget må oppbevares. MSN Money Central minner bedriftseiere om at "kontorrekvisita, små håndverktøy og generelle forsyninger ikke er forretningsmessige eiendeler, og du trekker dem ut som forretningskostnader for det året du kjøper dem."

Sysselsettingskort

Beskattningsoppgavene må holdes og holdes i minst fire år. Bedrifter må ha oversikt over deres arbeidsgiver identifikasjonsnummer, beløp og datoer for alle lønn, livrente og pensjonsutbetalinger, tips rapportert, W-2 skjemaer, arbeidsdato. Se IRS webdokument Beskatning av arbeidsoppgavene for detaljert informasjon.