Hvordan skrive et klagebrev til et selskap

Når du driver en bedrift, samhandler du med leverandører så mye som kunder. Når en kunde har en klage for deg, bør du løse det. På samme måte, hvis du har en klage hos en leverandør, bør du forvente at den skal løses. Det kan imidlertid være vanskelig som en liten bedrift, for å få oppmerksomheten til et stort selskap. Bruk et klagebrev for å komme til rette folk.

Adresser

Ta med navn, tittel, firmanavn, adresse og dato øverst på brevet. Dette er viktig informasjon å gi hvis du vil motta svar på brevet. Hvis du har navnet på en kontaktperson, legger du inn navnet og tittelen øverst i brevet. Følg det med firmaets navn og adresse. Hvis du ikke har et kontaktnavn, slipper du bare navnet og legger inn "Consumer Complaint Division" etter firmaets navn.

Forklar tidligere forhold

Oppsummer ditt tidligere forhold til selskapet. For eksempel, hvis du har brukt selskapets produkter i 10 år, fortell leseren dette. Du kan også angi volumet eller verdien av årlige eller månedlige kjøp fra selskapet. Dette viser mottakeren at du har et langvarig forhold som er verdt å bevare. Fortell firmaet at du vil fortsette dette forholdet, men bare hvis klagen din er løst.

Innhold

Vær detaljert for å forklare klagen din. Forklar hvilken tjeneste eller produkt selskapet har gitt deg, inkludert et serienummer hvis det er aktuelt. Fortell mottakeren når kjøpet ble gjort eller tjeneste ble levert og hvor det skjedde. Forklar problemet tydelig, og be om en bestemt oppløsning, for eksempel tilbakebetaling. Avslutt brevet ved å si at du vil gi dem en bestemt tid til å svare før du søker hjelp av forbrukerbeskyttelsesgruppen. Til slutt, gi et telefonnummer der du kan kontaktes og henvise til adressen ovenfor.

Tips

Vær rolig og høflig når du skriver brevet. Det er greit å la selskapet vite at du er ulykkelig, men ikke bruk truende eller sint språk. Før du sender et brev, prøv å ringe den lokale grenen av selskapet. Hvis det ikke virker, send da et brev til det nasjonale hovedkvarteret. Hvis alt annet feiler, ta kontakt med ditt forbrukerkontor eller Better Business Bureau.