Eksempler på kommunikasjonsproblemer på arbeidsplassen

Kommunikasjonsproblemer på arbeidsplassen kan ha en negativ innvirkning på moral, produktivitet og interdepartementelle arbeidsforhold. Når de ikke er merket av, kan pågående kommunikasjonsproblemer potensielt kutte inn i fortjeneste, øke omsetningen og føre til feil som negativt påvirker selskapets offentlige bilde. Å gjenkjenne og adressere vanlige problemer kan glatte over problemer før de kommer ut av hånden. Se etter felles arbeidsplasskommunikasjonsproblemer og løse dem raskt.

Unnlatelse av å kommunisere fullt ut

På en arbeidsplass dominert av raske svar via tekst og e-post, kan detaljer gå tapt, oversett eller misforstått. Å svare på "ja" på en rekke spørsmål i en e-post er ikke klart. Å svare på "OK" når du blir spurt om du kan gjennomgå et dokument, tar ikke opp spørsmålet om hvor dokumentet ligger, hvilken type anmeldelse som er forespurt, eller når endringer må returneres.

Løsning: Gjør e-postforespørsler klare og detaljerte og gjør svarene komplette og omfattende. Før du trykker på Send, spør deg selv:

• Har jeg svar på hvert spørsmål i sin helhet?

• Vil mottakeren ha noen utestående spørsmål etter å ha lest e-posten min?

Forutsatt at noen andre har ballen

Når du er en del av en gruppe brainstorming økt, en gruppe e-post eller et gruppeprosjekt, er det alltid potensial til å anta at noen andre har en oppgave dekket. Når alle antar at noen andre håndterer ting, blir ballen uunngåelig falt, noe som fører til fingerpeking, skyld og savnet frister.

Løsning: I hvilken som helst gruppedynamik må det være en poengperson å sette og avklare roller ved avslutning av diskusjon eller debatt. En gruppe e-post som avklarer hvem som gjør hva og når strømlinjeformer gruppens tiltak.

Manglende selvredigering

Selvredigering er en god forretningsteknikk for å lære både skriftlig og verbal form. Manglende overveielse av hva du skal skrive eller si kan føre til en sammenbrudd i kommunikasjon, enten fordi du ikke fullt ut artikulerer tankene dine eller fordi du reagerer uten å tenke, noe som fører til vondt og misforståelser.

Løsning: Før du trykker på Send, kontroller innhold, stavemåte, grammatikk og gyldighet. Sjekk deretter tonen din for å sikre at mottakeren ikke kan misforstå dine ord. Når du snakker i et oppvarmet miljø, velg ordene dine nøye og kjør dem gjennom ditt mentale filter minst en gang før du sier dem høyt.

Å være uforberedt

Hvis du er sen for et møte eller nærmer deg en frist og du er uforberedt, kan du bli fristet til å vinge den. Når du er uforberedt, kan feil, misforståelser, og til og med misdirection av et prosjekt eller en oppgave forekomme.

Løsning : Organiseres og utarbeides. Hvis du ikke er det, er det bedre å innrømme at du trenger mer tid enn å kaste en ide mot veggen og håper det stikker.

Bruk av feil kommunikasjonsverktøy

Det er tider når en e-post er riktig og andre ganger når en telefonsamtale eller et personlig møte er mer egnet. Misjudging av situasjonen og valg av feil verktøy kan føre til en sammenbrudd i kommunikasjon og skape forvirring, misforståelse og skadede følelser.

Løsning: Hvis du bytter ut usynlig informasjon hver dag, er e-posten bra. Hvis du prøver å fjerne en klissete situasjon med feil informasjon, kan en telefonsamtale eller Skype-økt muliggjøre en mer effektiv frem og tilbake utveksling. Hvis du leverer dårlige nyheter eller har en seriøs eller tvilsom debatt, er en personlig tilnærming det beste valget. Det lar deg lese kroppsspråk, måle temperament og få personlig kontakt.

oversharing

Noen ganger overser vi når vi snakker før vi tenker. Andre ganger slipper vi og utveksler upassende informasjon. Noen ganger kan det føre til oversvømmelse eller overføring av personlig eller sensitiv informasjon. Tenk på et scenario der du ved et uhell slår "svar på alle" eller "fremover" i en e-postkonversasjon der du og en kollega snakker i nedsettende vilkår om en kunde.

Løsning: Understreke behovet for konfidensialitet på arbeidsplassen, hold følsomme møter bak lukkede dører, avstå fra å legge svært konfidensiell eller sensitiv informasjon i e-post og stoppe sladder i sporene.

Strømlinjeformet og effektiv kommunikasjon starter fra toppen ned. Hvis du ikke allerede har en best practices kommunikasjonspolitikk på plass, opprett en og bruk den til orientering og opplæring av personalet. Vær også oppmerksom på at noen ganger et problem som kan oppstå som følge av dårlig kommunikasjon, kan være ineffektiv forretningspraksis, dårlig organisering eller mangelfulle tidsstyringsevner. Før du skylder kommunikasjonsproblemer, vurder de andre årsakene til en sammenbrudd i effektive operasjoner.