Hvordan skrive et oppleggstavle

Reduksjoner i kraft og oppsigelser er vanskelige oppgaver som personalansatte er ansvarlige for. Arbeidsgivere kan gjøre prosessen mindre smertefull når de prioriterer kommunikasjon med ansatte. Skrive et brev for å informere ansatte om oppsigelser er en god start; Brevet skal imidlertid diskuteres med ansatte under avdelinger eller allmøte. Dette gir bedriftsledelsen muligheten til å uttrykke anger for å måtte legge av ansatte og direkte kommunikasjon gir en melding om at organisasjonen virkelig bryr seg om medarbeidernes liv innenfor og utenfor arbeidsplassen.

1.

Samle materialene og dokumentasjonen du stolte på for å gjøre beslutningen om å legge av ansatte. Få ansatt folketellingen med navnene på de ansatte som er identifisert for oppsigelsen. Samle dokumentasjon som støtter avgjørelsene for ansatte som blir avskrevet, for eksempel uttalelser om jobbfjerning eller notater om organisatorisk restrukturering.

2.

Utkast til første ledd i brevet, omtale organisasjonens historie, grunnlaget og hvordan det oppnådde suksess gjennom arbeidernes hardt arbeid og engasjement. Berøm arbeidsstyrken for sine talenter og bidrag som gjorde det mulig å overleve gjennom årene. Gi takknemlighet for alle som har deltatt i å utvikle og opprettholde virksomheten gjennom årene.

3.

Konstruer andre ledd ved å forklare omstendighetene som endret fokus for virksomheten. Forklar vanskeligheten ved å opprettholde en vellykket organisasjon i møte med utfordrende økonomiske forhold, forretningsbehov og manglende evne til å møte kundenes krav til produkter og tjenester.

4.

Forklar hvordan arbeidstakere ble valgt for å bli lagt av og prosessen brukte å bestemme hvilke stillinger som skulle elimineres. Beskriv scenarier selskapet vurderte å unngå å påvirke livene til ansatte og deres familier, men at det ikke er mulig å opprettholde den nåværende arbeidsstyrken. Bekreft at firmaet, desverre, må legge av ansatte og gjennom hele prosessen har til hensikt å opprettholde regelmessig, oppdatert kommunikasjon, slik at ansatte alltid vil være godt informert om hva de kan forvente.

5.

Gi trinnvise detaljer om hva ansatte skal forutse i de kommende ukene. Bruk en kalender eller tidslinje for å illustrere prosessen. Invitere ansatte til å komme til HR-avdelingen for spørsmål om fordeler, pensjonsavregningskontoer, ferieopptjening og betaling for ubrukt betalt tidsavbrudd. Fortell ansatte datoen da de vil motta et informasjonspakke som beskriver trinnene for søknad om arbeidsledighet, omskolering for nye jobber og utplasseringstjenester for å hjelpe ansatte å finne arbeid andre steder.

6.

Les dette brevet under et allmøte-møte. Ikke bare send et skjemabrev til medarbeiderne, selv om du skal gi en kopi av brevet til hver ansatt. Gi et personlig preg til bokstavene med selskapets presidentens opprinnelige signatur. Tilpass nyheten om en oppsigelse for å forhindre at ansatte føler at de er i mørket om forretningsbeslutninger som påvirker karrieren deres og evnen til å støtte deres livsstil.