Hvordan skrive problem-løsning Business Letters

For mange forretningsfolk er skriving en utfordring, spesielt når et problemløsningsbrev er til stede. Det kan bidra til å tenke på oppgaven du møter som iboende optimistisk. Ikke bare beskriver du et problem og dets konsekvenser, du gir også en løsning som bør forbedre tilstanden til begge parter. Enten du skriver til en kunde, leverandør eller forretningsforbindelse, kan det faktum at du tar deg tid til å presentere en løsning, bidra til at problemet ikke oppstår igjen.

1.

Tilordne første ledd i brevet til å redegjøre for formålet ditt skriftlig: Du tar opp et problem som har skjedd, og foreslår hva du håper er en gjensidig løsning.

2.

Forklar problemet og den relevante bakgrunnsinformasjonen i andre og tredje ledd, slående en rolig, rimelig hvis ikke vennlig tone som er uten sarkasme eller sinne. Husk at du ikke har foreslått løsningen ennå, og du vil ikke at leseren skal tune ut meldingen.

3.

Beskriv konsekvensene av problemet i ekte, menneskelige termer slik at leseren fullt ut forstår omfanget av problemet. Si at du skriver til en leverandør som regelmessig parkerer sin lastebil foran bygningen din i en time hver dag mens han går til lunsj ved siden av. Til tross for de malte linjene på fortauet, tar hans store lastebil opp flere parkeringsplasser og rett foran bygningen. Konsekvensene av denne handlingen kan være at lastebilen fungerer som avskrekkende for kundene dine, noen som har klaget over denne oppførselen.

4.

Striv etter graciousness ved å si at du setter pris på personens forhold til din bedrift. Hvis du kan, foreslå en løsning som trummer i nåværende forhold, som for eksempel at selgeren parkerer sin lastebil på baksiden av bygningen din, hvor han vil nyte rampetilgang og bredere dører.

5.

Nå for noen felles grunn, kanskje ved å si at "som andre forretningsfolk", deler du et ønske om å holde kundene dine glade slik at begge bedriftene dine fortsetter å trives og vokse.

6.

Uttrykk ditt ønske om å høre en alternativ løsning og oppfordre til et telefonsamtale for å diskutere problemet. Selv om du tror at det egentlig ikke er et fungerende alternativ, må det faktum at du er villig til å underholde et alternativ, tilfredsstilles.

7.

Lukk problemløsningsbrevet ved å love å ringe om noen dager. Gi din tillit til at du vil kunne løse saken tilfredsstillende og takke personen for sin tid og vurdering.

8.

Be en kollega å lese brevet og bevise det ikke bare for stavemåte og grammatikk, men også for tone- og ordvalg.

Tips

• Den menneskelige naturen er hva den er, det er alltid sjansen for at ditt høflige og rasjonelle problemløsningsbrev vil bli sint forsvunnet. Hvis dette skjer, har du alltid muligheten til å følge opp med et mer sterkt formulert brev. Hold deg optimistisk. De fleste reagerer positivt på takt og diplomati, selv om de samtykker til løsningen din motvillig.