Hvordan skrive en data rapport

En data rapport er et teknisk dokument som beskriver hvilke data du har samlet og viser hvordan det ble analysert. Mens en datarapport kan være et komplekst dokument, behøver organisasjonen ikke være. Hvis du noen gang skrev en labrapport på videregående skole, vet du allerede hvordan du skriver en dataport. Det er vanligvis delt inn i fire seksjoner: en introduksjon, en kropp, en konklusjon og et vedlegg. Alt du trenger er et regnearkprogram og et tekstbehandlingsprogram for å skrive en profesjonell datarapport.

Forberedelse

1.

Identifiser publikum og hold dem i tankene mens du skriver rapporten. En datarapport bør være leservennlig for de som bare vil skumme gjennom dataene, søker etter relevante fakta for å sikkerhetskopiere konklusjonene, så vel som de som er mer teknisk tenkende og vil lese alle dataene for å sikre at den støtter din konklusjoner.

2.

Samle alle dataene du brukte til rapporten, og skriv ned analysen av den. Det er ikke lurt å begynne å skrive rapporten før du har analysert dataene og identifisert resultatene dine.

3.

Organiser dataene dine i ett eller flere regneark etter behov. Alle dataene dine skal inkluderes i rapporten, selv de dataene som ikke ble analysert. Hvis du brukte sekundære data, for eksempel data hentet fra andre rapporter, behold dette atskilt fra dine egne data.

4.

Bestem om du kan markere viktige data i diagrammer eller ikke. De fleste regnearkprogrammer som Excel kan generere diagrammer automatisk når du har organisert dataene etter behov. Velvalgte diagrammer bidrar til å demonstrere konklusjonene dine.

Skriver rapporten

1.

Skriv en introduksjonsavdeling. Dette inneholder vanligvis tre seksjoner. Først oppsummerer formålet med rapporten og dataene som analyseres. Ta med bakgrunnsinformasjon som forklarer hvorfor rapporten ble forespurt. Oppsummer deretter de spørsmålene som stilles i analysen av dataene og konklusjonene fra analysen. Til slutt, kortfattet skissere hva som finnes i resten av rapporten.

2.

Opprett fire seksjoner i rapporten: Data, Metoder, Analyse og Resultater. I noen situasjoner kan det være å foretrekke å kombinere Metoder-delen med analyse-delen. Hvis rapporten inneholder mer enn ett sett med data med uavhengig analyse, gjenta disse fire seksjonene så ofte som nødvendig.

3.

Skriv en beskrivelse av de viktigste dataene som brukes til analyse i Data-delen. Kopier regnearkene som inneholder dataene dine, og lim inn disse etter din skriftlige beskrivelse. I Microsoft Office markerer du bare cellene, kopierer dem og limer dem inn i Word-dokumentet.

4.

Skriv ned metodene du brukte til å samle data og analyse i Metoder-delen.

5.

Skriv ned analysen av dataene i analyseseksjonen. Ta med i denne delen hva som ble analysert og konklusjonene du har gjort fra analysen. Sett inn noen diagrammer du opprettet fra dataene i denne delen.

6.

Lag en konklusjon seksjon. Gjenta spørsmålene du reiste i introduksjonen, samt de mest relevante resultatene fra analysen. Hvis rapporten inneholder mer enn ett sett med data eller analyse, er dette stedet å sammenligne de forskjellige resultatene etter behov. Ta med eventuelle spørsmål eller anbefalinger for ytterligere data etter behov.

7.

Inkluder en siste tilleggsavdeling eller tilleggsavsnitt, om nødvendig. Hvis du har hundrevis av sider med data, kan det være å foretrekke å legge det i vedlegget i stedet for i datafeltet i rapporten. Sett inn eventuelle sekundære data som er nevnt i rapporten i tillegget, inkludert en referanse som indikerer hvor dataene kommer fra.