Eksempler på å skrive gode notater om en ansatt

Som en opptatt småbedriftsforvalter tror du kanskje at du ikke har nok tid til å dokumentere ansatte. Men å opprettholde gode notater på dine underordnede kan faktisk spare deg tid nedover linjen. Notatene dine vil være avgjørende for disiplinerende arbeidstakeren, eller hvis du til slutt må svare på en klage, klage eller diskriminering. Selv typiske oppgaver som å forberede medarbeiderens evaluering vil være enklere - og en mer nøyaktig skildring - hvis du har eksempler for hele året på hånden i notatene dine.

Detaljert

Lag tilstrekkelig detaljerte notater som krever minimal forklaring. Hold notatene enkle og unngå bransjespesifikt sjargong, firma slang eller akronymer. Husk at notatene dine en dag kunne bli gjenstand for en voldgiftshørelse eller likestillingskommisjon for undersøkelser, og voldgiftsdommeren eller etterforskeren måtte kunne følge notatene. Ta med spesifikk informasjon om problemene, samt ansattes jobbtittel, oppgavene han ble tildelt og ditt forhold til ham. Dette vil hjelpe leseren å sette informasjonen i kontekst. Skriv notatene dine så snart som mulig etter hendelsen, for å sikre at du inkluderer all relevant informasjon. Venter for lenge vil gjøre det vanskelig for deg å huske alle detaljene.

fakta

Hold notatene dine faktiske og ikke overdriv. Skriver "John er alltid argumenterende", eller "John er aldri i tide", reduserer troverdigheten til dokumentasjonen din. I stedet skriver du noe mer spesifikt: "John var sent på 11 av de 22 arbeidsdager i oktober måned." Illustrere poengene dine med statistiske data, som også sikrer at dokumentasjonen din er faktisk. Selv om en uttalelse om at Johns prestasjon er "virkelig dårlig", kan være sant, demonstrere veracity av notatene dine ved å nevne at Johns feilfrekvens er konsekvent over 60 prosent, mens gjennomsnittlig feilrate for resten av teamet - inkludert nye ansatte utfører de samme oppgaver - er mindre enn 5 prosent.

Objektiv

Ikke legg dommen på ansattes oppførsel. Hold tone nøytral og objektiv. I stedet for å skrive, fortsatte Jane 's dovenskap i tirsdag. Hun rullet inn godt etter pause og hadde sin vanlige dårlige holdning når jeg snakket med henne om det, "state" Jane var 15 minutter sent tilbake fra hennes pause på tirsdag. Da jeg spurte grunnen til at hun rullet øynene og gikk bort uten å svare. Fortsett å være profesjonell og ikke la frustrasjonen skille deg ut i dokumentasjonen, fordi dette vil gi alvorlig innvirkning på integriteten og nytten av notatene dine.

Dato, klokkeslett og signatur

Ta med dato og klokkeslett - av hendelsen, og når du skrev opp dokumentasjonen - i notatene dine. Uten en dato kan dokumentasjonen ikke nødvendigvis brukes til å bevise at en hendelse oppstod. Selv om e-post er et nyttig verktøy for å bekrefte en samtale - fordi den inneholder en dato, klokkeslett, mottaker og til og med kan settes opp for å levere bevis på levering og kvittering - vær sikker på at du ikke erstatter ansikt-til-ansikt-veiledning med en e-post samtale. Notatene dine bør ikke komme som en overraskelse for den ansatte. Hvis notatet inneholder noe viktig, bør du vurdere å spørre den ansatte om å signere for mottak av informasjonen. Forklar at signering for mottak av dokumentasjonen ikke nødvendigvis utgjør enighet med innholdet.