Ulike Business Letter Salutations

I næringslivet samarbeider partnerskap og lojale kunder. Når du skriver et forretningsbrev, etablerer du forholdet fra begynnelsen med hilsen. Enten du sender forretningspost eller e-post, er det forskjellige akseptable metoder for å adressere leseren i hilsen. Pass på at du holder tonen profesjonell og i samsvar med det faglige forholdet du har med mottakeren.

Formelle hilsener

Bruk formelle hilsener når du ikke kjenner mottakeren, har en lavere tittel eller ellers er underordnet mottakeren. Formelle hilsener i forretningsbrev er tradisjonelle og allment aksepterte. De bør brukes når du er usikker på hvordan du skal adressere den andre parten.

• Ukjent mottaker: Det er to tradisjonelt akseptable salutasjoner når du skriver et forretningsbrev til en ukjent mottaker. Til hvem det kan dreie seg om eller Kjære herre eller fru vise respekt for alle som er den tiltenkte leseren.

• Kjent mottaker: Når du sender et brev til en bestemt person hvis navn du har, bør du begynne med Kjære og bruk personens etternavn. Identifiser køn, sivilstand og faglig tittel når det er mulig. Bruk identifikatorene Mr, Ms, Miss, eller Mrs. å definere kjønn og sivilstand. Når du adresserer en lege, bruk Dr. før etternavnet. Når du adresserer en professor, bruk Prof. Identifikatorer brukes mellom Kjære og etternavnet. For eksempel, Kjære Prof. Jones . Ikke bruk kjønnsidentifikator hvis personen har en profesjonell identifikator.

• Kjønnsspesifikasjoner: Det er ganger du har personens fulle navn, men er usikker på om personen er mann eller kvinne. Språkforskjeller, unike stavemåter og kjønns-tvetydige navn kan skape forvirring. Gjett ikke. Når du er usikker på kjønn av mottakeren, unngår kjønnsidentifikatoren og bruk hele navnet. For eksempel, kjære Jan Jones .

Når det er mulig, lær så mye du kan om personen for å gjøre hilsen så personlig som mulig. Dette kan kreve noen ekstra minuttarbeid, men gir ofte bedre svar.

Semiformale Salutations

Hvis du er på lik linje med mottakeren eller har et langt forhold som kvalifiserer deg til å være vennligere, kan du bruke en semiformal hilsen. Dette er det samme som du vil sende til en venn for en bursdagsfestreservasjon, men gir en tone som samsvarer med hvordan du kommuniserer med personen i virkeligheten.

• Gruppe mottakere: Hvis du bruker et mailfusionsprogram, er det mulig å sende brevet og ha hilsen justert basert på hver enkelt person. Det er imidlertid tider når et brev sendes til en hel gruppe og ikke individualiseres. I så fall identifiserer gruppen kollektivt. For eksempel, kjære deltakere, kjære kolleger eller kjære team er akseptable.

• Individuell Mann eller Kvinne: I et mindre formelt brev er Kjære fortsatt brukt, men med personens fornavn. Ingen identifikatorer er nødvendig. Igjen, dette burde være i tilfeller der du allerede er på fornavn med mottakeren. For eksempel fungerer Kjære Joe hvis du ikke ringer Joe Mr. Jones personlig.

• Vanlige digitale hilsener: Email har en tendens til å følge mer avslappede stil retningslinjer. Igjen, fastslå forholdet og hensiktsmessigheten til å bruke mindre formelle hilsener som Hei eller God ettermiddag . Når du er i tvil, lene deg på siden av å være litt mer tradisjonell for å unngå å irritere noen som kunne oppfatte din hilsen som mangel på respekt. Som med alt i virksomheten, forstå hvem du kommuniserer med for å gjøre det bestemt.

Semiformale salutasjoner brukes i både brev og e-post korrespondanse. E-post er mindre formell av natur, og disse hilsenene brukes mer i e-post enn formelle hilsener.

Vurder hele bokstavens tone

Det er en ting å velge en hilsen som er profesjonell. Det er like viktig at hilsen matcher tonen i brevet. Du kan være vennlig med en person, men hvis du skisserer vilkår for en ny kontrakt, vil brevet være formelt. Hilsen må samsvare med tonen og bør være tradisjonell som Kjære Herr Smith . Det er ikke nok å velge en hilsen som føles riktig. Et forretningsbrev er konstruert av en grunn, og hver del av den, fra hilsen til postscriptet, er laget med en hensikt.

Due Diligence om mottaker

Tar deg tid til å finne ut en persons navn, tittel og profesjonell status går langt i virksomheten korrespondanse. Det viser respekt og profesjonalitet. Ring selskapet for å snakke med en resepsjonist eller annen representant og spør hvem et brev skal adresseres til for emnet. Folk er ofte glade for å gi deg den nødvendige informasjonen, selv om du kan få problemer med gatekeepers som filtrerer salgskorrespondanse for sjefer.

Hvis du ikke kan få informasjonen over telefonen, går du til internett og ser etter en bedriftskatalog. Bruk din dom til å bestemme hvem brevet skal gå til. Selv om det går til feil person, er det mer sannsynlig å bli videresendt dersom det ikke begynner med en generell hilsen og ikke noe navn.