Hva å skrive for å formelt akseptere en invitasjon til et forretningsmøte

Å svare raskt og nøyaktig på møteforespørsler er en viktig del av å gjøre forretninger. Møteplanlegging kan være en utfordring, så et raskt svar viser respekt for arrangøren så vel som for de andre deltakerne. Hvis du aksepterer, vær tydelig i ditt svar, slik at de andre mottakerne forstår at du aksepterer, samtidig som du sikrer at du har all den informasjonen du trenger for å forberede møtet.

Gjennomgå før du svarer

Ta et minutt eller to for å lese møteledelsen nøye og for å dobbeltsjekke din egen kalender. Hvis du sender en bekreftelse om at du senere må trekke seg tilbake, kan dette få deg til å se uprofesjonell. Hvis du ikke er sikker på om du kan gjøre møtet, svarer du raskt med en forklaring og en dato når du vet om du kan delta. Dette gjør at avsenderen vet at du har mottatt meldingen, og det hjelper avsenderen til å koordinere den nødvendige logistikken.

Eksempel:

Takk for at du inkluderte meg i dette møtet. Jeg må sjekke på et par ting før jeg kan gi deg beskjed om hvorvidt jeg vil kunne delta. Jeg vil være sikker på å sende svaret mitt innen EOD i morgen.

Bekreft tilstedeværelsesdetaljer

Hvis du planlegger å delta, si det i begynnelsen av meldingen din, slik at møterrangøren ikke trenger å grave gjennom kommunikasjonen din. Det kan også være lurt å bekrefte logistiske detaljer som tid og sted.

Eksempel:

Jeg planlegger å delta i møtet, men bare for å bekrefte detaljene - vi møter på Roy's Coffee Shop på hjørnet av 6th og Wilson, neste torsdag, den 8., klokka 15.00. Er det riktig?

Tips

• Hvis møtestedet ikke er på kontoret, eller på møtelederens kontor, avklar det nøyaktige stedet i ditt svar, ved å merke gaten, tverskryssen, og kanskje den eksakte adressen til hvor du vil møte. Husk at store kjede kaffebarer og restauranter kan ha flere steder innenfor et lite geografisk område eller til og med i samme gate.

Informere om potensielle konflikter

Hvis det er en mulighet for at du ikke vil kunne delta i møtet, nevner dette etter at du har bekreftet dine planer om å delta. Ikke bare er dette høflig å gjøre, det gir også møteplanleggeren informasjon som kan hjelpe henne med å bestemme hvorvidt han eller hun skal omplanere møtet på et tidspunkt da alle er sikre på at de kan delta. Du kan også tilby et alternativ til å delta personlig, for eksempel å bruke konferansesoftware for å delta på møtet eksternt.

Eksempel:

Min plan er å være på møtet, men det er en liten mulighet for at jeg kanskje må avbryte på grunn av en familiesituasjon. Hvis jeg trenger å kansellere, vil jeg gi deg beskjed så snart som mulig. Hvis du synes det er klokere for meg å istedenplanlegge, vennligst gi beskjed om det så snart det er praktisk for deg. Som et alternativ kan jeg være i stand til å delta via Skype. Fortell meg hva du tenker.

Be om klareringer

Hvis du har spørsmål om møtet, ta med dem i svaret ditt. Typiske bekymringer inkluderer:

• Møtested

• Forventet lengde på møtet

• Parkering problemer

• Bygg sikkerhetsprosedyrer

• Ta med en kollega eller assistent

• Funksjonshemmede innkvartering

• Presentasjonsteknologiske alternativer, for eksempel en storskjerm eller konferansesamtaler

Tips

• Før du trykker på "send" -knappen, må du kontrollere at du vet hvem du svarer på. Med mindre avsenderen har spesifikt bedt deg om å svare på alle som ble kopiert på posten, må du kontrollere at svaret ditt bare gjelder for avsenderen og en medarrangør hvis det er en.