Slik finner du feilen i en ujustert prøvebalanse

Kraften i den dobbelte regnskapsmetoden er sentral rundt sin selvkontrollerende natur, noe som fører til selvtillit at finansielle oversikt over en bedrift er fullstendig og nøyaktig. Forsøksbalansen er en regnskapsrapport som er mindre viktig nå som dataregisterprogramvare internaliserer dobbeltoppføringsprosedyren, som krever et enkelt opptak av en transaksjon, og eliminerer derfor transkripsjonsfeil mellom debet- og kredittoppføringer av en enkelt transaksjon.

Forsøkningsbalansen har fortsatt et sted, men når en bokholder eller revisor ønsker å vise tilstanden til en generell før feilkorrigeringer, kalt justeringer, blir nødvendige når en prøvebalanse ikke balanserer. Enten du bruker manuelle eller databaserte regnskapssystemer, fungerer den ujusterte prøvebalansen som et kraftig internt dokument for å opprettholde nøyaktigheten av selskapets kontoer.

Strukturere en ujustert prøvebalanserapport

I sin enkleste form består prøvebalanserapporten i hovedsak av tre kolonner: kontonavnet og debet- og kredittbeløp for hver konto. Kontoer er i sin natur enten debet- eller kredittkontoer, så det er generelt bare data i den tilsvarende kolonnen. Den andre kolonnen har en verdi på null. Summen av debet og kreditter for alle kontoer må være lik med å bekrefte nøyaktigheten av dataene i hovedboken og en prøvebalanse vil ikke balansere dersom en transaksjon ikke er oppgitt riktig i både en enkelt debet- og kredittkonto. Forberede en prøvebalanserapport før du gjør korreksjoner, kalles en ujustert prøvebalanse. Hvis det er feilfritt, eller hvis korrigeringer til kontoer senere blir gjort for å bringe det i balanse, blir en etterfølgende rapport kalt en justert prøvebalanse.

Hvilke kontoer er mest sannsynlig å ha debetbeløp?

Vanligvis har kontoer som utgifter, tap, eiendeler, kontanter og eierens tegningskonto debetbeløp. Dette er kontoer hvis verdier øker med debetoppføringer, mens de reduseres med en kredittoppføring. Tilsvarende har kontoer som salg, gevinster, forpliktelser og egenkapital kredittbeløp. Deres saldo øker når de krediteres, og de reduseres med debet.

Alle transaksjoner oppretter både en debet- og kredittoppføring, selv om du bare oppgir transaksjonen en gang i en regnskapsapplikasjon som lager dobbeltoppføringsformatet i programvare. Et firma som mottar et banklån på $ 5000, vil for eksempel debitere sin kontokonto og øke verdien av den kontoen med $ 5000, samtidig som kredittenes sedler betales med samme beløp, siden beløpet på de utestående lånene har økt.

Hva er et eksempel på en transkripsjonsfeil?

Tenk på $ 5000 banklånet fra prøvebalanseperspektivet. Hvis både debet- og kredittoppføringene samsvarer, er denne transaksjonen i balanse og har ingen negativ effekt på en prøvebalanse i hovedboken. Imidlertid kan du vise et selskap som bruker et manuelt bokføringssystem, og låneoppføringen ble debitert til kontokontoen som $ 5000, men kreditert til kontoen som betales som $ 500. For hovedboken, inkludert disse kontoene, vil en prøvebalanse ikke balansere hvis dette ikke er løst. Siden summen av debet og kreditter lett kan sammenlignes med prøvebalanserapporten, vil den ujusterte prøvebalansen vise en forskjell på $ 4500 mellom debet og kreditter. Den manglende null er et eksempel på en transkripsjonsfeil som ble avdekket av en prøvebalanserapport.

Feil avslørt av en ujustert prøvebalanse

Selv om det er ganske effektivt å avsløre noen typer feil, vil den ujusterte prøvebalansen ikke identifisere hver feil, og faktisk er det noen feiltyper som ikke kan oppdages av prøvebalansen. For eksempel, hvis hovedboken er av med $ 0, 80, hvilken prosess vil du bruke for å finne feilen? Det er en rekke trinn som du kan jobbe gjennom, øker i kompleksitet, men det første du må vurdere er mengden av ubalansen. Et nummer som $ 0, 80 kan ganske enkelt være å forlate centene fra en oppføring. Logisk kan du da søke transaksjonene fra debet eller kreditter, avhengig av hvilken som er 80 cents over, for et beløp som slutter i $ 0, 80 og sjekker den tilsvarende oppføringen i den andre kontoen.

Den 80-prosentvise forskjellen kan imidlertid være kumulativ eller tilfeldig, noe som gjør søket vanskeligere. Vanlige trinn for å finne feil i prøvebalanser inkluderer:

• Legge til forsøkssaldo-kolonnene feil: finner du ganske enkelt ved å sjekke tillegget.

• Mangler en lederkonto: Sammenlign ubalansebeløpet til kontooppføringer i kolonnen med høyere verdi for å finne kontoen som mangler i kolonnen med lavere verdi.

• Angi en konto i feil bokstavs-kolonne: Del ubalansebeløpet med 2 og søk kontosaldoer for dette beløpet.
• Del ubalansebeløpet med 9: Hvis ubalansen er jevnt delbar med 9, er det sannsynligvis en transponering (bytte av sifre) eller omplassering (feil plassering av et desimaltegn) som forårsaker feilen.

Hvis feilen fortsatt er, må du søke i de enkelte kontoene som er inkludert i prøvebalansen.

Advarsel

• Noen feil oppdages ikke av en prøvebalanse, inkludert feil som utelatt transaksjoner eller feil som er registrert feil, men identisk i to kontoer. En ubalansert prøvebalanse indikerer definitivt feil, mens en balansert prøvebalanse kan være feilfri eller ikke.