Slik dokumenterer du en prosjektplan

Prosjektplaner beskriver de ressurser som kreves for et prosjekt, kostnadene knyttet til det og tidsplanen. Mens prosjektledere vurderer all denne informasjonen under planleggingsprosessen, må småbedriftseiere utvikle et godt system for å dokumentere de ulike aspektene av planen. Små bedrifter har vanligvis sammenhengende prosjektgrupper som kommuniserer enkelt uten detaljert dokumentasjon, men for å fungere ordentlig, prosjektstyring og evaluering av prosjektets fremgang krever objektive dokumenter. Slike kontroller er spesielt viktige for små bedrifter på grunn av begrensede interne ressurser. Effektive prosjektkontroller basert på nøyaktig dokumentasjon fører til redusert risiko.

kostnader

1.

Identifiser kostnadskategorier for prosjektet. Liste kostnader for materialer, utstyr, tjenester, tillatelser, arbeidskraft og prosjektledelse, der det er aktuelt. Legg til andre kostnadskategorier som gjelder for det aktuelle prosjektet.

2.

Lag et arkiveringssystem med kostnadskategorier som svarer til prosjektet. Identifiser de viktigste kostnadene som tilhører kategorien. Finn kostnadene for hvert element i prosjektplanene og dokumentere dem ved å angi detaljerte kostnader i arkiveringssystemet.

3.

Oppgi oppdaterte og faktiske kostnader i systemet når de blir tilgjengelige for hvert element. Angi budpriser, innkjøpsordrekostnader, fakturaer og sluttkostnader når prosjektet utvikler seg.

ressurser

1.

Identifiser ressursene som kreves for prosjektet fra prosjektplanene. Sjekk kostnadssøkingssystemet for å sikre at du har dekket ressursutgiftene. Oppgi type ressurs, mengde som trengs og når du trenger det.

2.

Match de nødvendige ressursene med de tilgjengelige fra din småbedrift eller leverandører. I ressurslisten legger du til hvor du har til hensikt å levere ressursen.

3.

Tilordne ansatte til å dekke ressursbehovene der det er mulig. Legg til kontraktsarbeidere der det er nødvendig. Tilordne eksterne leverandører for arbeid som du ikke kan gjøre internt. Tilordne leverandører av materiell og utstyr.

4.

Fra ressurslisten, opprett en bemanningsplan, en materiell forsyningsplan og en utstyrsplan som beskriver de respektive forsyningene. Oppdater disse kategoriene ettersom leverandørene mottar kontrakter og prosjektdetaljer endres. Hold oversikt over revisjonene for å opprettholde fullstendig prosjektdokumentasjon.

Rute

1.

Bruk et program for planlegging for å dokumentere tidsplanen. Bruk programvaren til å utarbeide et programvurdering og gjennomgangsteknikkart. Oppgi prosjektplanleggings- og planleggingsdata fra prosjektplanen i PERT-diagramprogrammet i henhold til brukerinstruksjonene.

2.

Optimaliser PERT-diagrammet ved å endre tidsplanen for å eliminere slakk tid, hvor tidsplanen viser ingen aktivitet. Bruk PERT-programvaren til å identifisere den kritiske banen.

3.

Skriv ut den første versjonen av PERT-diagrammet for å vise den opprinnelige tidsplanen. Oppgi aktivitetene på den kritiske banen som krever spesiell oppmerksomhet, og sørg for at de er på sporet. Etter å ha gjort justeringer, skriv ut flere kopier av PERT-diagrammet for å gjenspeile prosjektendringer.

Framgang

1.

Skriv inn ressursene i PERT-programmet. La programvaren omregne PERT-diagrammet for å sikre at du har tatt med nok ressurser til å fullføre prosjektet på den opprinnelige planen.

2.

Bruk PERT-diagrammet til å spore fremdrift. Når hver oppgave begynner, skriv inn start og deretter prosentandelen fullført i programmet. Skriv ut resultatene regelmessig for å dokumentere fremdriften.

3.

Kontroller fremdrift mot den opprinnelige tidsplanen og mot akkumulerte kostnader for å sikre at det ikke er store avvik. Spore fremdrift og kostnader og dokumentere prosentandeler og prosentandel av det totale budsjettet som tilbys.