Hva er et elektronisk dokumenthåndteringssystem?

Vedlikehold av papirdokumenter og -filer er et dyrt forslag til en organisasjon. Dokumenter må settes inn i filmapper og plasseres i et dyrt arkivskap, og kontorseiendom må settes til side for lagring. Når en fil er nødvendig, må den hentes og deretter arkiveres en gang til. På grunn av disse problemene har mange bedrifter flyttet mot et elektronisk dokumentstyringssystem. Mange systemer er tilgjengelige, men alle tilbyr lignende funksjonalitet.

Ankomst Scan

Når et dokument kommer inn på et kontor som bruker et elektronisk dokumenthåndteringssystem, blir det skannet ved hjelp av en bulkskanner. Disse skannerne fungerer mye som en kopimaskin, med en arkmater som kan håndtere flere sider av gangen. Når dokumentet er skannet, tilordner en kontorist det et navn, filnummer eller annen sporingskode. Etter at et elektronisk dokument er opprettet, kan det opprinnelige papiret bli revet.

Dokumenthåndteringsprogramvare

Spesialisert dokumenthåndteringsprogramvare brukes til å organisere og lagre hver enkelt fil. Disse verktøyene forenkler lagrings- og hentingsprosessen ved hjelp av kraftig optisk tegngjenkjenning som leser innholdet i hvert dokument. Denne informasjonen lagres som en del av den elektroniske filen, noe som gjør det mulig å søke innholdet i hvert dokument som er lagret i databasen. Ansatte kan søke etter alle dokumenter fra en bestemt klient som inneholder bestemte nøkkelord eller bruker en annen variabel. Det som normalt tar timer på en filklerkes tid kan nå oppnås av noen innen få minutter.

Elektronisk ruting

Når dokumentet er skannet, kan kontorist videresende det til noen i organisasjonen for gjennomgang. I et tradisjonelt papirmiljø involverte dette manuelt filen. Det var vanlig at filene skulle gå glipp av eller fortelle på skrivebordet til den ansatte i dager eller uker, utilgjengelig for noen andre. Dokumentstyringssystemer tillater umiddelbar gjennomgang av alle i organisasjonen. Ethvert dokument kan sendes umiddelbart mellom ansatte, selv mellom kontorer og territorier.

Forbedret sikkerhet

Hvert elektronisk dokument kan beskyttes ved hjelp av en forbedret sikkerhetsprotokoll som ligner den som brukes av banker. Dokumenter kan beskyttes slik at kun bestemte ansatte kan få tilgang til visse opplysninger. Låst arkivskap erstattes med passordbeskyttede sikkerhetssystemer som i stor grad reduserer muligheten for at informasjonen faller i feil hender. Menneskelige ressurser kan være sikre på at sensitiv informasjon forblir fullstendig beskyttet, mens salgsavdelingen kan lagre dokumenter tilgjengelig for enhver ansatt.

Off-Site Backup

Databasen med dokumenter kan enkelt lagres på en hvilken som helst enhet. Den primære lagringsenheten ligger ofte i selskapets hovedkontor, ofte på en server som ligger i IT-avdelingen. Dataene blir også enkelt sikkerhetskopiert og lagret utenfor stedet. Dette er en enorm forbedring over papirfiler, som lett kan ødelegges av vannskader eller brann. Å holde en hel kopi av en dokumentdatabase off-site gir en utmerket forretnings kontinuitetsplan, slik at viktig informasjon ikke går tapt på grunn av en katastrofe.