Hvordan skrive en følge opp e-post til et stort forretningsmøte

Møter er et viktig forretningsmessig verktøy i arsenalen til enhver entreprenør. Møter er hvor ansattes trening blir gjort, potensielle kunder blir til lojale kunder og investorer blir tatt med ombord. Store forretningsmøter fortjener gode oppfølgingsemails. Disse e-postene kan brukes til å forsterke poeng laget under møtet, gi informasjon som kan ha blitt oversett og sette opp oppfølgingshandlinger i bevegelse.

1.

Send epost til den riktige personen. Dobbeltklikk e-postadressen og stavemåten på kontaktens navn. Hvis e-posten må være formell, ta med mottakerens foretrukne tittel. Å ta deg tid til å personlig adressere hver person du sender, gir et godt inntrykk, spesielt hvis du prøver å ta med nye bedrifter eller investorer.

2.

Skriv en lett gjenkjennelig emnelinje som direkte angår møtet. Generiske emnelinjer, for eksempel "møte" eller "vårt samtal i går, " risikerer å bli slettet eller gå seg vill i rot i en opptatt innboks.

3.

Skriv en kort introduksjon som minner mottakerne av grunnen til møtet, og takk dem for deres tid de tok for å delta.

4.

Bestem formålet med oppfølgings-e-posten. Oppfølgings-e-postinnholdet vil variere avhengig av årsaken til møtet. Send et sammendrag av dine mest overbevisende salgspunkter til en potensiell kunde. Ta med en liste over treningspoeng eller spesifikke salgs- eller servicemål for ansatte. Inkluder datablad, kopi av forretningsplan eller salgspotensialkort til investorer.

5.

Inkluder eventuelle spesifikke tiltak som må tas. Nevn noen datoer og tider for fremtidige møter. Gi en oversikt over de konkrete trinnene som vil bli tatt neste om du er midt i et salgs- eller treningsprosess.

6.

Sjekk stavemåten og grammatikken. Bruk e-postprogrammets stavekontrollfunksjon for å få tydelige feil. Les gjennom sakte og se etter noe som gled av stavekontrollen. Gjør rettelser etter behov.

7.

Ta med kontaktinformasjonen din og legg til eventuelle oppfølgingsdokumenter som ble nevnt under møtet.

8.

Send e-posten innen rimelig tid etter et møte. Hvis du lovet å sende viktige dokumenter umiddelbart etter et møte, følg gjennom før slutten av dagen. Prøv å sende oppfølgingsmeldinger innen 24 timer etter et møte.

Tips

• Hold følge opp e-postene konsise og relevante. Du trenger ikke å skrive en roman som en oppfølging.
• Følg opp med oppfølging. Reager straks hvis en deltaker spør om mer informasjon eller avklaring.