Slik håndterer du disiplin av dine ansatte

Som leder er det ditt ansvar å enten opprette eller få kopier av gjeldende disiplinpolitikk og prosedyrerhåndbok, gi hver ansatt en kopi og motta en signert bekreftelse at hver ansatt har lest og forstått standardene. Det er ansattes ansvar å overholde retningslinjene eller møte konsekvensene. Når du håndterer disiplin av dine ansatte, må du følge prosedyrene som er angitt i håndboken, slik at du vil vise en rettferdig og konsistent behandling mot alle ansatte og beskytte deg selv og selskapet mot rettslige skritt.

1.

Overvåk aktivitetene til dine ansatte for å sikre at de overholder disiplinpolitikken. Gi ansatte en fast, men høflig påminnelse som et svar på en første mindre overtredelse. For eksempel, hvis du oppdager at en ansatt gjør personlige anrop utenom sin pause, minner han diskret om å ringe sine personlige samtaler under pause eller før eller etter arbeid. Legg merke til din verbale advarsel i medarbeiderens fil, sammen med tid og dato.

2.

Be medarbeideren å møte deg på kontoret din, eller i en annen privat innstilling, hvis du opplever at hun gjentar oppførselen. Forklar at hun påminnet henne om ikke å ringe personlige samtaler i løpet av arbeidstiden, og gi henne eksempler på passende tider for å ringe personlige samtaler. Skriv en beskrivelse av hendelsen og nevn den tidligere verbale advarselen. Skriv gjeldende dato, klokkeslett og ansattes navn på papir. Tegn og skriv inn papiret. Be medarbeideren å lese den og signere og oppgi den som en bekreftelse på møtet ditt. Gi henne beskjed om at du legger dokumentasjonen i sin ansattes fil.

3.

Påminn arbeidstakeren om konsekvensene hvis han gjentar oppførselen, for eksempel må du utstede ham en siste advarsel som vil plassere ham under prøvetilstand, noe som kan bety tap av jobb.

4.

Gi ansatt hennes siste advarsel hvis du opplever oppførselen på nytt. Forsikre deg om at hun forstår at hun er på prøve, og hennes jobb er i fare, dersom det er en del av arbeidsplassens disiplinpolitikk og prosedyrer. For eksempel, fortell henne at hvis du oppdager at hun gjør personlige samtaler i løpet av arbeidstiden igjen i prøvetiden, vil du avslutte henne. Dokument hendelsen, signere og oppgi papiret, og be den ansatte om å signere og date den. Arkiver papiret i sin ansattes fil.

5.

Ta kontakt med HR-avdelingen for å verifisere at du har oppfylt alle kravene - for eksempel å følge riktig prosedyre for administrasjon av disiplin og vedlikehold av dokumentasjon - før du gir en ansatt en oppsigelsesvarsel.

Tips

• Spør alltid medarbeideren om han forstår konsekvensene av hans handlinger og hva du forventer av ham i fremtiden; Det er viktig å rydde opp forvirring han måtte ha.
• Sett en bestemt tid for prøveperioden, for eksempel 30 dager.
• Noen selskaper tilbyr et arbeidstakerhjelpsprogram (EAP), der ansatte kan få råd til å hjelpe med deres oppførsel. Hvis det er hensiktsmessig, henvis arbeidsgiveren til EAP.
• Tilbyr veiledning eller retning til ansatte som sliter med jobbprestasjon før de gir advarsler eller tar formelle tiltak. Det er viktig å gi ansatte muligheten til å lykkes.

Advarsel

• Sørg for å dokumentere alle samhandlinger og disiplinære tiltak skriftlig og arkiver dem i medarbeiderens fil. Ikke stole på ditt minne, eller det kan bli en situasjon av ordet ditt mot ansattes ord. Skriftlig dokumentasjon er det eneste som aksepteres av domstolene som bevis for at det skulle oppstå juridiske problemer.