Hvordan skrive et brev for en forretningstransaksjon

Et brev kan ikke kvalifisere som et juridisk dokument, men det kan fungere som bevis hvis en forretningstransaksjon går galt. Selv om du skriver et brev for å bekrefte eller detaljere en forretningstransaksjon for din småbedrift du allerede har diskutert med noen, er det viktig å ikke kommunisere. Etter noen få grunnleggende brevskrivningsprosedyrer vil du og din medarbeider forbli på samme bølgelengde, gjennomgå alle fakta og holde transaksjonen jevn.

1.

Skriv ditt brev på firmaets brevpapir. Dette vil gi mottakeren en enkel måte å kontakte deg hvis hun har spørsmål om innholdet i artikkelen. Dette kan også beskytte deg mot personlig ansvar ved å bekrefte at brevet kommer fra selskapet og ikke deg personlig.

2.

Adresse brevet til en person i stedet for en avdeling. Hvis mulig, bruk personens navn i hilsen i stedet for "Kjære herre" eller "Til hvem det kan bekymre seg."

3.

Beskriv årsaken til brevet i første setning, for eksempel "Jeg skriver for å bekrefte vår diskusjon om ..."

4.

Følg erklæringen med detaljene i transaksjonen. Skriv for eksempel, "Jeg bekrefter bestillingen din av 15 tilfeller av ACME-widgets, modell # 223, som skal leveres innen 23. desember 2011." Bare å referere til widgets, uten modellnummer eller leveringsdato, kan føre til feilkommunikasjon. Hvis du legger til denne informasjonen, vil du varsle mottakeren om en feil hvis en er blitt gjort.

5.

Se gjennom brevet ditt for å se om du har dekket de fem WS: hvem, hva, hvor, når, hvorfor. Ikke anta at fordi du har snakket i telefonen, trenger du ikke å inkludere navnet på personen eller firmaet du har å gjøre med i brevet. Når du sa, "neste torsdag", kunne din medarbeider trodde du mente uken etter at du gjorde det. Vær så spesifikk som om du skriver brevet til noen som ikke har kjennskap til transaksjonen.

6.

Oppgi omtanke, eller fordel, hver av dere vil motta. Skriv for eksempel, "Jeg bekrefter bestillingen din av 15 tilfeller av ACME-widgets, modell # 223, som skal leveres innen 23. desember 2011. Den totale prisen på bestillingen vil bli $ 2, 847.52."

7.

Legg til en sluttdato for transaksjonen din. Hvis du ikke begrenser tiden tilbudet ditt er godt, kan din medarbeider være i stand til å utnytte markedsforhold som drar nytte for ham og skade deg uker eller måneder etter din planlagte transaksjonsdato.

8.

Stavekontroll ditt brev. I tillegg til å se uprofesjonell, kan skrivefeil føre til transaksjonsfeil og koste bedriftenes penger.

9.

Lukk med en indikasjon på at du vil gjerne ta en telefonsamtale fra din klient, kunde eller forretningsforbindelse hvis hun har noen problemer.

10.

Ta med tittelen og firmanavnet under signaturen din. Dette kan beskytte deg mot personlig ansvar, siden det vil gjøre det klart at du opptrer som agent for virksomheten din.

11.

Legg til et innlegg, eller PS-informasjon i en PS skiller seg ut og gir deg mulighet til å markere eller gjenta viktig informasjon.