Hvordan få ansatte til å skrive detaljerte prosedyrer av sitt arbeid

Ofte er menneskene nærmest driften av firmaet dine ansatte. Fordi dine ansatte kan utføre oppgaver og prosedyrer regelmessig, kan de til og med vite mer om disse prosessene enn du gjør. En håndbok som inneholder prosedyreinstruksjoner kan være et verdifullt ressurs for din bedrift. Den mest effektive håndboken kan være et resultat av direkte innspilling fra dine ansatte. Få ansatte til å skrive detaljerte prosedyrer for deres arbeid for å kompilere en prosedyrehåndbok.

1.

Velg arbeidet som trenger skriftlige prosedyrer. Aktiviteter som folk finner forvirrende eller kompliserte oppgaver med mange trinn, kan ha nytte av prosedyrer. Viktige oppgaver som ansatte må fullføre uten å gjøre feil, kan også ha nytte av skriftlige prosedyrer.

2.

Oppfordre de ansatte til å tenke på hvordan de utfører oppgavene for å starte en bevissthet om prosessen. Ansatte kan ønske å ta notater med poeng de ønsker å huske om hvordan de utfører en oppgave. Hvis ansatte har instruksjoner eller manualer som hjelper dem med å utføre oppgaven, bør de samle disse materialene.

3.

Samle alle de ansatte som jobber sammen om en oppgave (hvis aktuelt), og skriv et samarbeidsprosjekt av prosessen. Bruk et tavle eller tavle, slik at alle kan se trinnene mens du lager dem, fra det første trinnet og fortsetter gjennom hele prosessen. Begynn hvert trinn med et verb for å gjøre prosedyren handlingsorientert og konsistent.

4.

Diskuter utkastsprosedyren for å sikre at den inkapsler prosessen riktig og nøyaktig. Se etter konsise og direkte instruksjoner. Hvis du kan legge til trinnene ved å gi korte detaljer om hvorfor de er viktige, legg til denne ekstra informasjonen. Gjør eventuelle revisjoner eller justeringer som er nødvendige.

5.

Legg til diagrammer eller bilder i prosedyrene hvis de vil hjelpe brukeren til å oppfatte prosessen.

6.

Lag det endelige utkastet til prosedyrene. Proofles prosedyrene og skriv ut dem på standard papir. Plasser prosedyrene i bindemidler, merk dem tydelig med en tittel langs bindemidlet på bindemidlet. Plasser prosedyren bindemidler nær området der ansatte skal utføre oppgavene.

Ting som trengs

• Binder