De beste måtene å spore brenselbruk i et lite firma

Papirarbeid fra betalende utgifter kan enkelt komme ut av hånden selv med en liten stab. Med kjørelapprapporter, som med eventuelle utgifter, bør nøye opptegnelser holdes. Å ha et nøyaktig system på plass kan bidra til å holde tingene løpende og spare deg for store hodepine.

Penn og papir

Gi ansatte med penn-og-papir-kjørelogger og oppfordrer dem til å bruke loggen hver gang de kommer inn i bilen. Oppføringer bør inkludere datoen for turen, kilometertallet, destinasjonen og formålet. Du kan også inkludere plass til avdelingsspesifikke opplysninger eller kostnadskoder.

Samle logger

Velg en dag eller tid for å samle kjørelogger og være konsekvent om å plukke dem opp. Du vil sikkert ha dem noen dager før lønning, så du kan inkludere refusjoner i stedet for å utsette dem. Tillat fortsatt en dag for ekstra rapporter å trille inn. Noen ganger blir folk syke eller opptatt og glemmer. Sende ut en påminnelses-epost hver gang loggene skyldes, kan bidra til å unngå problemer.

Digitale poster

Oppbevar digitale arkiver av kilometertallloggene hvis det er mulig, for å spare deg selv på problemet med å samle papirloggene. Du kan ha et bokføring eller regnskapsprogram som også kan håndtere kjøreloggloggen. Hvis ikke, må et regneark som alle har tilgang til, fungere på samme måte. Du vil kanskje bare inkludere total kjørelengde per ansatt for hver uke for å holde ting enkelt. Bruk den til å spore totale utgifter og se hvordan det endres over tid, noe som kan påvirke budsjetteringen.

Lump Sum

Når du har logget inn informasjonen, vil ansatte bli refundert på riktig måte, legg filen i en mappe for å klargjøre kilometertalrapportene sammen. Du kan også opprette en seksjon i de enkelte medarbeidermappene for kostnadsrapporter. Hold dem i omvendt kronologisk rekkefølge for å få den nyeste informasjonen på toppen.