Retningslinjer for utforming av en møteagenda

En møteagenda bør være et klart, lettlest dokument som beskriver dagsordenen for et møte slik at de som møter møtet kan følge. Du kan bli fristet til å gjøre det visuelt interessant, med en rekke fonter og funky layout stiler; Dette kan imidlertid være distraherende og forvirre. Vurder noen få faglige retningslinjer når du planlegger neste møte agenda.

Klar layout

Oppsettet for en møteagenda bør være tydelig og uklar. Møtedeltakere trenger ikke å søke etter informasjonen som trengs for å følge agendaen, eller de må navigere gjennom en rekke forskjellige bokser, bilder og andre designelementer. Hold oppsettet enkelt og rent. Ta med rikelig med hvitt mellomrom og bare noen få designelementer for å gi den litt flair.

Forkortet informasjon

Dagsordenen er ikke stedet å gi detaljert informasjon; lagre det for møtet. I stedet gir bare en linje eller to om emnet som skal diskuteres i møtet, fordi dagsordenen bare er en veiledning for deltakerne. Inkluder forkortet informasjon i oppsettet og la den personen som er ansvarlig for dagsordensgruppen, utvide seg på emnet når det er hans tur til å snakke.

Enkle skrifttyper

Du kan bli fristet til å legge til litt pizzazz på møte agendaen med en funky skrift. Dette forringer imidlertid fra dokumentets fokus, som er dagsorden for møtet. Det kan også være vanskelig for noen mennesker å lese. En enkel skrifttype, som Times New Roman, Arial eller Helvetica, brukt i 11- eller 12-punkts-typen, er et effektivt alternativ for en profesjonell møteragenda.

Ytterligere hensyn

Inkluder et tidselement, for eksempel fem eller 10 minutter, for hver dagsordre på dokumentet for å gi en retningslinje for hvor lenge hver presentatør skal snakke. Pass på at totalmengden av minutter per gjenstand ikke overstiger tiden som er tildelt for møtet. Inkluder også det tilsvarende navnet på personen som er ansvarlig for dagsordenen, for å lindre forvirring når møtet fortsetter.