Slik formaterer du en faktura

Som en bedriftseier setter din levebrød på din evne til å få kundene dine til å betale deg på en riktig måte. Hvis du håndterer store selskaper, eller til og med små med strenge prosesser i kundefordringer, kan leveringen av en riktig formatert faktura være forskjellen i å få betalt i tide eller venter på at selskapet skal sortere ut og godkjenne betalingen. I tillegg kan en riktig formatert faktura hjelpe dine regnskapspanelbetalinger og avgjøre uoverensstemmelser. Det er enkelt å lage en faktura mal i et tekstbehandlings- eller regnearkprogram; ta tid til å formatere det profesjonelt.

1.

Oppgi grunnleggende faktureringsinformasjon øverst på fakturaen. Inkluder faktura dato, eventuelle betalingsbetingelser for salget og fraktinformasjon. Oppgi et referansefelt for tilleggsinformasjon som kundens kjøpsordrenummer eller annen referanse.

2.

Nummer fakturaen. Hver faktura må være unikt nummerert slik at den kan spores individuelt i bøkene dine. Mens bedrifter bruker mange ordninger for å nummerere sine fakturaer, bruker mange prefikser til å angi året fakturaen ble opprettet og identifisere kunder. I et faktureringssystem som bruker dette nummereringssystemet, kan 12-004-1994 indikere en faktura sendt i 2012 til kundenummer 004, noe som gjør den til den 994 fakturaen sendt det året.

3.

Ta med firmanavnet, adressen og telefonnummeret øverst på fakturaen i et "Avsend til:" -område. Denne informasjonen justeres ofte med høyre margin på fakturaer.

4.

Inkluder kundens navn på fakturaen, i et "Bill to:" -felt. Dette bør være så spesifikk som mulig, inkludert bedriftsnavn, sted og telefonnummer, og eventuelt navnet på klientens representant som kjøpte varene. Noen selskaper krever at hver representant skal bekrefte fakturaer før de blir betalt, så manglende henvisning til en ansatt kan forsinke betalingen. Denne informasjonen er vanligvis nær toppen, justert med venstre marg.

5.

Gi en detaljert liste over alle kjøp; Dette utgjør hovedparten av fakturaen. For å spare plass, kan du oppgi hvert element, prisen og det totale antall varer som er solgt i individuelle kolonner, og slutter med en totallinje for varen.

6.

Totalt alle ordrelinjer til å oppsummere salg på fakturaen. Oppgi eventuelle tilleggsgebyrer, for eksempel fraktkostnader eller finansieringsgebyrer, i fakturaens kropp etter totalt for varer kjøpt. Oppgi hver kostnad med en beskrivelse.

7.

Oppgi en samlet sum nederst på fakturaen. Dette bør gjenspeile det du forventer at kunden skal betale for alle tjenester som leveres på fakturaen. Ta med forfallsdato og betalingsformene du godtar, for eksempel sjekk eller pengeoverføring.