Slik utarbeider du en bedriftsforklaring

Ingen bedriftseiere vil innrømme at deres selskap har gjort en alvorlig feil. Men noen ganger innrømmelse og unnskyldning for en feil er den beste måten å generere noen positive PR i kjølvannet av en feil. Ved å skrive et klart og konsistent selskapsforsikringsbrev kan bedriftseiere starte den lange prosessen med å reparere selskapets image. Nøkkelen er selvsagt å skrive et brev som ikke dveler på det negative, men heller fokuserer på trinnene som selskapets tjenestemenn tar for å sikre at feilen ikke skjer igjen.

1.

Velg riktig person for å skrive brevet. Avhengig av alvorlighetsgraden av feilen, kan det være en viktig forskjell å velge riktig forfatter for ditt unnskyldningsbrev. Hvis en av bedriftens ansatte sendte feil ordre til en verdsatt kunde, kan en mid-level manager - den personen som overvåker den ansatte - skrive brevet. Hvis bedriften din gjorde en mer alvorlig feil, for eksempel å oversette sin årlige fortjeneste i fem påfølgende år, bør selskapets unnskyldningsbrev komme fra en toppoffisient, kanskje konsernsjef.

2.

Nevn feilen som din bedrift bare gjorde kort i brevet. Du kan ikke skjule feilen. Men du vil heller ikke være med på det heller. Oppsummer feilen i to eller tre setninger, og gå videre til mer positive nyheter.

3.

Oppgi trinnene som bedriften din tar for å sikre at problemet ikke skjer igjen. Kanskje du skyter de ansatte som er ansvarlige for feilen. Kanskje du oppretter en ny tilsynskomité eller ansetter en ny compliance officer. Uansett hvilken løsning du er, må du sørge for at den er fremtredende i din unnskyldningsbrev.

4.

Bestem hvor du skal publisere brevet ditt. For mindre feil, sender du din unnskyldningsbrev direkte til dine kunder eller kunder. For mer alvorlige feil, kan du likevel betale for å publisere unnskyldningsbrevet i aviser eller handelstidskrifter.