Slik dokumenterer du negative hendelser på arbeidsplassen

Forsøk på å forsvare en feilaktig oppsigelse, trakassering, diskriminering eller annen søksmål uten bevis på negative arbeidsplasshendelser eller tidligere ansattes handlinger eller oppførselsmønstre kan svekke din evne til å forsvare din småbedrift i retten. Forsikringsselskaper kan være i stand til å unngå å betale krav hvis du ikke kan dokumentere forekomster av negative hendelser på forretningsstedet, for eksempel utstyrssvikt, tyveri eller hærverk. Å skape en bedriftshåndbok, formidle den til ansatte og ha et system for å verifisere insubordinering, trakassering eller andre tilfeller av negativ ansattes oppførsel, samt feilfri negative hendelser, vil hjelpe deg med å unngå de juridiske problemene som kan oppstå fra en arbeidstaker søksmål og forhindre mislykket forsikringskrav.

1.

Opprett en skriftlig bedriftspolicy som dekker oppførsel som oppmøte, brudd, kjole, trakassering, dating, sladder, fysisk kontakt, rusmisbruk, tyveri, sikkerhetsbrudd, parkering og bruk av utstyr av personlige grunner. Inkluder retningslinjene for å rapportere og svare på klager. Lag en skriftlig policy som omfatter rapportering av ulykker og andre negative hendelser, uansett om de involverer ansatte og uavhengig av om noen har feil. Gi dokumentet til en advokat eller menneskelige ressurser profesjonell å vurdere.

Distribuer kopier av retningslinjene dine til ansatte, og send dem, enten via e-post eller skriftlig, bekreftelse på at de har lest, forstått og godkjent vilkårene i retningslinjene dine. For skriftlige bekreftelser, krever en signatur, tittel og dato. En e-post vil vise ansattes returadresse og dato og klokkeslett sendt.

2.

Møt med ansatte involvert i en negativ hendelse når man oppstår. Ha en nøytral, tredjeparts ansatt vitne til møtet hvis det innebærer et ansattes problem. Lytt til hendelsene og spør hver involvert part å dokumentere et skriftlig svar sammen med signaturen og datoen. Spør noen vitner til hendelsen for å sette det de så eller hørte skriftlig, og å signere og datere notatene sine.

Hvis hendelsen ikke involverer en ansatt, for eksempel vandalisme i lokalet ditt, tyveri eller maskinfeil som ødelegger eiendommen din, må personen som fyller ut rapporten inkludere så mye detaljer som mulig, inkludert dato, klokkeslett og andre relevante fakta. Hvis andre ansatte opplevde hendelsen, be dem om å signere og dato rapporten. Send en politirapport når du mener at en hendelse kan være kriminell.

3.

Beslut på et handlingsforløp og konsulter med en advokat eller menneskelige ressurser profesjonell for å diskutere lovligheten av ditt svar på en personellhendelse. Møt med medarbeider og gi svar på hendelsen skriftlig. La medarbeider lese svaret ditt, som bør inkludere enhver handling du tar, og få ham til å skrive og date den. Ha en nøytral, tredjeparts medarbeider vitne til møtet.

4.

Legg alle dokumenter om ansattes hendelser i arbeidstakerens personopplysninger og hold dem i varighet av arbeidstakerens tid med selskapet og i minst et år etterpå, dersom arbeidstaker saksøker selskapet etter at han forlater din ansatt.

Oppbevar ikke-feildokumenter i en egen fil. Diskuter med advokat hvis du skal sende kopier til utleier eller forsikringsselskap.