Håndtering og dokumentasjon av ansattes ytelsesproblemer

Tilsynsførere må være komfortabel å håndtere ansattes ytelse og gjennomføre problemer på en måte som beskytter selskapets interesser og gir muligheter for forbedring av arbeidstakeren. I tillegg er dokumentasjon av ansattes ytelsesproblemer like viktig. Det må være en menneskelig papirspor som nøyaktig og hensiktsmessig beskriver alle ansettelseshandlinger skriftlig.

forventninger

Arbeidsgivere etablerer sine prestasjonsmål for nye medarbeidere ved å gi en stillingsbeskrivelse og kommunisere selskapets forventninger. En arbeidstakerhåndbok er en av de mest effektive måtene for å begynne å kommunisere selskapets forventninger fordi det vanligvis inneholder retningslinjer og arbeidsplasspolitikk knyttet til jobbprestasjon og ansattes oppførsel. Dette er den første fasen i det som kalles en arbeidsgivers ytelsesprosess. Resultatstyring er et system arbeidsgivere bruker til å måle hvor godt de ansatte jobber, om de oppfyller selskapets forventninger og om at deres oppførsel og oppførsel er hensiktsmessig for arbeidsplassen. Prestasjonsledelse brukes også til å identifisere arbeidstakermål og opplærings- og utviklingsmuligheter som kan hjelpe medarbeiderne å oppnå sine faglige mål.

Politikk

En annen funksjon av et ytelsestyringssystem betraktes som ansattes disiplin, disiplinær gjennomgang eller korrigerende tiltak. Ansatte hvis ytelse mangler selskapsforventninger, kan bli gjenstand for disiplinær gjennomgang eller en lignende prosess, utformet for å hjelpe dem med å forbedre seg på bestemte områder av jobbprestasjon eller arbeidsplassadferd. Mange bedrifter bruker progressive disiplinpolitikker som består av en rekke disiplinære tiltak som spenner fra mindre brudd på alvorlig mislighold. Progressiv disiplin starter vanligvis med muntlig advarsel og eskalerer til et stadium som gir ansatte den endelige muligheten til å forbedre ytelsen eller oppførelsen før suspensjon eller opphør.

Ledelse

Et av hovedelementene i resultatstyring er effektiv ledelse. Tilsynsførere er ansvarlige for å styre sine ansatte ved å gi hensiktsmessig veiledning og tilbakemelding på så nyttig måte som mulig. Ansatte som mottar regelmessig og konstruktiv tilbakemelding, er bedre i stand til å forbedre deres ytelse mens de fortsatt er mindre bekymringer. Langvarige intervaller mellom tilbakemelding fra ansatte eller total mangel på tilbakemelding fra ansatte øker muligheten for at dårlig ytelse når et nivå hvor verken veileder eller medarbeider lett kan rette opp det.

Oppmerksomhet

Forebygging av ansattes ytelsesproblemer krever kontinuerlig tilbakemelding. Håndtering av ansattes ytelsesproblemer krever umiddelbar ledelsesoppmerksomhet i første instans av et ytelsesproblem. Ledertrening lærer veiledere hvordan å gjenkjenne prestasjoner og gjennomføre problemer, samt hvilken type disiplinær handling som passer for visse problemer. Enkelte prestasjons- eller oppføringsproblemer er terminerbare lovbrudd, noe som betyr at ansatt kan bli sagt opp umiddelbart. Eksempler på disse typer lovbrudd er grov mislighold, ansattes uærlighet eller ansattes handlinger som ellers truer sikkerheten på arbeidsplassen, for eksempel besittelse av narkotika og våpen på arbeidsplassen. Tilsynsførere bør ha tilgang til disiplinære og korrigerende handlingsformer slik at de kan dokumentere ytelsesproblemer så raskt som mulig og ta stilling til deres bekymringer med den ansatte.

dokumentasjon

Uten tvil er dokumentasjon av ansattes ytelsesproblemer et must. Ansattes ytelsesproblemer skal dokumenteres så mye som mulig og arkiveres i arbeidstakerens offisielle personellfil. Tilsynsførere gjør det noen ganger feil å ikke dokumentere problemer bare for å se at ansattes ytelse lider enda mer til et punkt der oppsigelse kan være det eneste alternativet for å bevare arbeidsgiverens forretningsinteresser. Alle sysselsettingshandlinger - enten disiplin, kampanjer, rådgivning eller opplæring - bør være fullt dokumentert for å rettferdiggjøre fremtidige ansettelsesbeslutninger. Bedrifter som ikke har spesifikke skjemaer for dokumentasjon av ytelsesproblemer, bør likevel kreve at veiledere oppretter en skriftlig oppsummering for hvert ytelsesproblem de håndterer. Sammendraget skal inneholde en beskrivelse av ytelsesproblemet, datoene hvor problemet oppstod, når veileder og medarbeider diskuterte ytelses- eller gjennomføringsproblemet og hvilke tiltak det ble truffet for å løse problemet eller rette opp arbeidstakerens ytelse.