E-post Etiquette for Miscommunication i Business World

E-post er en praktisk kanal for kontorkommunikasjon, men lett tilgjengelighet og hyppig bruk gjør misforståelse nesten uunngåelig. Selv de mest nøye utformede og velmenende meldingene kan føre til feilkommunikasjon, men riktig etikett kan gjøre en e-post gaffe til en effektiv levering med varige inntrykk på publikum.

Bekreft feil

Ingen er perfekt, så feilkommunikasjon vil uunngåelig oppstå på alle arbeidsplasser. Selv om menneskets natur kan forlate deg fristet til å stå ved meldingen din og forsvare kommunikasjonsstilen din, dikterer etiketten at du raskt burde eie opp til feilen. Selv om du føler deg ubehagelig, be om unnskyldning for en kommunikasjon som du er overbevist om, var feilfri, sier du at du er lei meg, kan du bygge broer med mottakere som kan være fornærmet, fornærmet eller generelt ubehagelig som følge av feilkommunikasjonen.

avklare

Etter å ha be om unnskyldning for en misforståelse via e-post, ta anledningen til å avklare dine intensjoner. Din tilnærming til avklaring, som enhver god kommunikasjon, bør skreddersys for publikum. For en feilkommunikasjon som gikk til en stor e-postdistribusjonsliste, kan en nøye utformet oppfølgings-e-post som er korrekturlest av en klarert kollega, bidra til at målgruppen din mottar riktig mottatt budskap. For mindre distribusjoner kan ansikt til ansiktskommunikasjon bidra til å sikre mottak av den riktige meldingen. I tillegg kan den øyeblikkelige verbale og ikke-verbale tilbakemeldingen du mottar fra publikum, hjelpe deg med å måle om de forstår.

Gjør det riktig

I tilfelle miscommunication med kunder eller klienter, kaller etiquette for å ta ekstra skritt for å gjøre opp for kommunikasjonsfeilen. De ekstra trinnene avhenger av alvorlighetsgraden av situasjonen; En enkel e-postmelding som ikke er klar, kan for eksempel bare ringe for en formell unnskyldning og en oppfølgnings-epost. Hvis kunden eller klienten tar noen tiltak eller opplever frustrasjon som følge av feilkommunikasjon, kan en form for rabatt eller gratis service bidra til å lette kundens smerte. I 2011 ble forretningspartner Jane Pollaks pedicurist en tekstmelding, og den resulterende feilkommunikasjonen førte til at Pollak klarte å kaste tid og kjøre over byen for en pedikyr som hun ikke kunne motta. For å gjøre opp for miscommunication, tilbød Pollaks pedikyrer en gratis pedikyr på et senere tidspunkt.

betraktninger

Fordi e-postmiscommunication er en og annen sikkerhet på arbeidsplassen, er mange ansatte, ledere og til og med kunder mer enn villige til å overse en sporadisk gaffe. Uansett om feilkommunikasjonen synes å påvirke mottakeren eller ikke, kaller etiquette imidlertid en bekreftelse på feilen, en unnskyldning og en avklaring som minimumsaksjoner. Å treffe ekstra skritt for å rette feilen kan hjelpe deg med å få fordel av mottakerne, slik at du kan bruke en feilkommunikasjon som en mulighet til å demonstrere din evne til effektivt å gjenopprette fra en pinlig feil.