Retningslinjer for gjennomføring av forretningsmøte

Møter kan ofte være ineffektive på grunn av dårlig forvaltning av tid og ressurser. Men hvis du holder medlemmene på sporet, respektfull og arbeider for felles mål, kan du oppnå det du trenger i den tildelte tiden. En god leder er viktig; Vær imidlertid oppmerksom på at den mest kvalifiserte personen kan eller ikke er bedriftseieren. Vær oppmerksom på at det å kjøre et møte effektivt trener; prøv hver gang å forbedre ytelsen din.

Etablere generelle retningslinjer

Ifølge Administrasjonshjelp er fire kraftige grunnregler: delta, bli fokusert, opprettholde momentum og nå nedleggelse. "Husk å inkludere regler som kan virke åpenbare, inkludert å starte og avslutte møter i tide, snakke en om gangen og bare snakke om relevante emner. Disse enkle retningslinjene vil bidra til å holde møtene dine på sporet uansett emnet. Oppgi disse reglene øverst på hver dags dagsorden og gjennomgå dem med nye deltakere som ennå ikke har blitt kjent med reglene.

Leader rolle

Gruppelederen eller personen som leder møtet har to viktige funksjoner: oppgave og vedlikehold. Lederen er ansvarlig for å holde medlemmene på oppgaven og diskusjonen om målet. Vær en mediator; i stedet for å uttrykke din egen mening eller velge en side, hjelper medlemmene med å klargjøre hva de trenger og la dem diskutere deres ideer. For å hindre forstyrrelser, foreslå at deltakerne skriver ned sine ideer og meninger, og lagrer dem for sin tur til å snakke.

Forberedelse

Skriv klart ned og del hvilke emner møtet vil dekke, slik at alle deltakere er forberedt og fokusert. En detaljert agenda inneholder hvert hovedemne, hvor raskt det må adresseres og handlingen forventes. Vær realistisk om hva du kan oppnå i hvert møte og planlegg deretter. Still inn tid og dato for møtene slik at de nødvendige personene kan delta, og informer alle deltakerne om møtet tid, sted og agenda så langt framover som mulig.

Generalforsamling

Det er viktig å starte møtene i tide. Først takk folk for å delta på og gjennomgå agendaen din. Be noen om å ta minutter, eller notater, på møtet, slik at du kan gi dem til deltakere for gjennomgang. Snakk med medlemmer gjennom hele møtet og motta tilbakemelding på møtetes effekt; implementer endringer etter behov for å hjelpe alle å være mer produktive. La tid på slutten av møtet for en evaluerings- og forslagsperiode for å forbedre produktiviteten og prosedyren ved neste møte. Endelig avslutt møtene dine på tide og sørg for å se gjennom alle avgjørelser og oppgaver før du stiller inn dato for neste møte.

Type-spesifikke tilnærminger

Ulike typer møter krever forskjellige lederstiler: handlingsorientert, brainstorming, kortsiktig planlegging eller langsiktig planlegging.

Handlingsorienterte møter fokuserer på å løse et presserende problem; For å redusere tiden i møtet, sørg for at alle er godt forberedt med ideer og la dem forsvare sine egne forslag.

Brainstorming økter kan løpe lenger enn andre møter, så ta med mat, drikke og utendørs inspirasjon for å holde deltakerne animerte.

Kortsiktig planlegging krever en gruppe som jobber sammen som et team for å ta beslutninger som omfatter bedriftens behov, så sørg for at du inviterer den rette blandingen av mennesker.

Langsiktig planlegging krever minst alle øverste ledere og ofte hele staben. Å holde et møte med en så stor befolkning gjør det enda viktigere at du holder folk fokusert og hjelper dem å dele sine ideer intelligent og respektfullt.

Populære Innlegg