Eksempler på fem prinsipper for kommunikasjon i næringslivet

Den internasjonale sammenslutningen av bedriftskommunikatorer forventer at medlemmene følger en etisk kodeks rettet mot tre hovedbegrep: faglig kommunikasjon er lovlig, faglig kommunikasjon er etisk og profesjonell kommunikasjon er i god smak. Gruppen oppfordrer medlemmene til å kommunisere på måter som reflekterer kulturell følsomhet og som fremmer gjensidig respekt og forståelse. Vær oppmerksom på denne veiledningen når du implementerer fem prinsipper for kommunikasjon i virksomheten.

Kjenn din målgruppe

Definer hvem du vil kommunisere med og lage en liste over spørsmålene de vil ha om emnet ditt. Sikt å svare på disse spørsmålene i din kommunikasjon. Du kan ofte ha flere målgrupper som trenger å motta informasjon om samme emne på forskjellige måter. For eksempel, hvis firmaet lanserer en produktlinje, kan ansatte kanskje vite hvordan dette vil påvirke arbeidsbelastning og arbeidsplaner. Leverandører vil ønske å vite hvordan dette vil endre leveringsfrister og materialbehov. Du vil kommunisere til kundene fordelene med det nye produktet og hvordan det adskiller seg fra lignende varer som selges av dine konkurrenter.

Be om Input

Søker andres meninger om dine forretningsinitiativer kan utvikle støtte til dine planer. Mens ansatte ikke gjør det endelige anropet om en plan går fremover, har ansatte en tendens til å støtte beslutninger de har spilt en rolle i. Å skaffe innspill fra andre kan forhindre feil som skader selskapets troverdighet. Hvis du for eksempel har en medarbeider korrekturlasting av et direkte-mail-stykke før utskrift, kan det forhindre pinlige feil i markedsføringsmateriale som leveres til kundene dine. Personalet ditt kan også ha forslag til å forbedre innholdet i materialet.

Hold presentasjoner enkle

Hvis du bruker presentasjonsprogramvare til å levere salgssteder, informasjonsmøter eller taler, holder du lysbildene enkle. Ikke opprett kulepoeng for å illustrere hvert poeng du lager. Bruk et bilde eller en håndfull ord på hvert lysbilde for å illustrere hovedmeldingene dine. Unngå forstyrrelser ved å forlate uvanlige lysoverganger eller lydeffekter. Opprettholder firmaets merke ved å gi lysbilder det samme utseende som firmaets brevpapir eller nettside. Bruk de samme fargene, skrifter og logoer som du inkluderer i dine andre markedsføringsmateriell.

Bruk dagens verktøy

Borte er de dagene når forretningsbrev, notater og avisannonser representerer de viktigste måtene å kommunisere med kunder og ansatte. Kunder forventer at bedrifter skal ha et ofte oppdatert nettsted med et profesjonelt utseende, og mange kunder søker firmaet ut på nettsider for sosiale nettverk. E-post gir en umiddelbar måte å kommunisere med medarbeidere, og videokonferanse kan hjelpe deg med å kommunisere med kunder og arbeidstakere på andre nettsteder samtidig som du reduserer reisetid og utgifter.

Ikke vær en fremmed

Ansatte bør ikke bare høre fra ledere når de har dårlige nyheter eller kommende endringer for å kunngjøre. Bygg relasjoner og stole på arbeidere ved å gå gjennom arbeidsplassen og ha uformelle samtaler for å lære mer om dem og deres arbeid.