Arbeidsprosedyrer

Hvis du planlegger å ansette servicepersonell for å utføre oppgaver for småbedrifter, må du vite hvordan du utarbeider arbeidsordrer og følger arbeidsordreprosedyrer. Arbeidsordren er en forespørsel som skisserer en leverandørs jobbdetaljer og etablerer en avtale mellom deg og serviceprofessoren. Prosedyren involvert er veldig grei.

Opprett et system og opprett standardformularer

Det første trinnet med å etablere en arbeidsordreprosedyre er å etablere et databasesystem for å registrere data om alle dine arbeidsordrer. Du kan bruke vanlig databaseprogramvare eller kjøpe et ordreprogram for arbeidshåndtering. Når du har etablert databasen eller systemet ditt, utvikler du standardformularen du vil bruke til å sende inn arbeidsordrene dine. Du kan bruke en arbeidsordremal hvis du ikke er kjent med prosessen med å lage en fra begynnelsen.

Fyll og send inn

Oppgi bestillingsskjemaet ditt selskaps informasjon, kontaktinformasjonen til serviceprofessoren og en detaljert beskrivelse av hva den profesjonelle må gjøre for å fullføre jobben. Gi instruksjoner for hvordan den profesjonelle kan få tilgang til arbeidsområdet om nødvendig (for eksempel en nøkkelkode eller et telefonnummer for å ringe for å sette en avtale). Arbeidsordren skal også inneholde fristen for ferdigstillelse, en oppføring av materialene som kreves for jobben og arbeidsavgiften. Oppgi en adresse hvor den profesjonelle kan sende en faktura for betaling. Du kan deretter sende arbeidsordren til tjenesteprofessoren via e-post, faks eller post.

Sjekk på arbeidet fullført

Sjekk arbeidet når det er fullført for å sikre at det er tilfredsstillende. Skriv inn et notat i den opprinnelige arbeidsordren eller arbeidsordredatabasen for å bekrefte at jobben ble fullført etter dine behov. Denne godkjenningen avgjør om arbeidsordren er klar til betaling, eller hvis den profesjonelle må utføre ytterligere arbeid for å fullføre jobben.

Betal arbeidsordrefaktura

Etter at du har utstedt godkjenning ved ferdigstillelse av arbeidsordren, må du vente på den endelige fakturaen fra serviceprofessoren. Ved mottak, vurder fakturaen for å sikre at den stemmer overens med din opprinnelige avtale (snakk med den profesjonelle dersom det var justeringer på grunn av uventede problemer under jobben). Send inn betaling til selskapet innen tidsperioden som er angitt på arbeidsordren eller fakturaen.