Hva er en W-9 for en bedrift?

Bedrifter som ansetter uavhengige entreprenører har plikt til å rapportere lønn til IRS på 1099-skjema. Imidlertid må virksomheten, før innleveringen av 1099, kreve at entreprenøren oppgir sitt skattepliktige identifikasjonsnummer (TIN) på W-9-skjemaet. For amerikanske innbyggere og bedrifter er en TIN enten et SSN-nummer eller arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN).

Leverandør W-9 Forms

Når du ansetter en entreprenør, enten det er en bedrift eller en person, må du samle en W-9-form fra hver enkelt av dem. Entreprenører kan inkludere eneeiere, aksjeselskaper, selskaper, partnerskap, trusts og eiendommer. På slutten av hvert skatteår må du rapportere de totale utbetalingene du gjør til hver entreprenør som er $ 600 eller mer til IRS på en 1099-skjema ved hjelp av informasjonen fra W-9.

TIN Matching

En av hovedgrunnene til at IRS krever at virksomheten din skal få en W-9 fra entreprenører før du lager 1099, er at du kan utføre TIN-matching. Dette gjør det mulig å verifisere at informasjonen du mottar på en W-9, samsvarer med hva IRS har på filen for den enkelte eller bedriften. Siden entreprenører vanligvis ikke er skattepliktige, tillater IRS å spore betalingene tilbake til hver skattyter i tilfelle det aldri mottar inntektsskatt. Uten TIN-matching, kan en entreprenør forsettlig gi unøyaktig informasjon på en W-9 for å unngå skatt.

Utenlandske betalingsmottakere

Utenlandske personer og selskaper som ikke bor i USA, må ikke legge inn et W-9-skjema. I stedet krever IRS at du skal skaffe et W-8 skjema fra hver utenlandsk person eller bedrift. Men når det gjelder utenlandske romvesener som er bosatt i USA, krever IRS disse personene å sende en W-9. Siden mange bosatte romvesener ikke er kvalifisert for en SSN, må de søke om et individuelt skattepliktige ID-nummer (ITIN) før de fyller ut W-9-skjemaet.

W-9 Forminformasjon

W-9-skjemaet er en side i lengde og krever bare rapportering av noen få viktige opplysninger. Betalingsmottakerne må oppgi sitt fulle navn eller navnet på virksomheten dersom de ikke er eneeier. Det må også inneholde mottakerens adresse og den aktuelle TIN. Den siste delen av skjemaet krever en signatur for å bekrefte at betalingsmottaker ikke er underlagt sikkerhetskopiering, at TIN er riktig og at han er amerikansk statsborger eller bosatt, en forretningsenhet organisert i henhold til lovene i USA eller en fast eiendom eller tillit.

Sikkerhetskopiering

Selv om de fleste utbetalinger virksomheten din gjør for enkeltpersoner og bedrifter som utarbeider et W-9, ikke er gjenstand for tilbakeholdenhet, kan IRS underkaste betalingsmodtageren å sikkerhetskopiere tilbakeholdenhet. Sikkerhetskopiering er 28 prosent av hver betaling du gjør, men gjelder bare når TIN som mottaker gir, er feil.