Ulemper og fordeler ved budsjettering av en prosjektoppgave

Budsjettering av individuelle prosjektoppgaver kan gjøre det mulig for deg å styre kostnadene for bedriften din på granulært nivå, men denne praksisen kommer ikke uten sine ulemper. Budsjetteringsprosessen tar tid og kan endre medarbeidernes forståelse av hva du verdsetter i virksomheten. Som mange andre ledelsesverktøy er nøkkelen å avgjøre om fordelene oppveier kostnadene.

Kostnadskontroll

Den største fordelen ved å budsjettere prosjektoppgaver er den økte kontrollen og detaljene som lederen oppnår når man oppretter budsjettet. Når du administrerer budsjettet på et overordnet prosjektnivå, kan lederen ikke regne med forskjeller i ressurser som trengs mellom svært forskjellige oppgaver. For eksempel kan et prosjektbudsjett for gjennomføring av konsulentoppdrag være 400 timers arbeidskraft samlet, men uten å begrense prosjektoppgavene enkeltvis, er prosjektleder ikke i stand til å undersøke årsaken til budsjettovertak. I stedet ser lederen bare at prosjektet var over budsjett. Når oppgavene er budsjettert individuelt, er det tydelig hvor prosjektet gikk galt.

Finansiell fokus

Oppgavebudsjettering har ikke bare direkte fordeler, men også indirekte fordeler. Ved å budsjettere prosjektoppgaver blir ansatte utsatt for budsjettet i mindre trinn oftere. Dette tjener til ofte å minne ansatte om viktigheten av å overholde budsjettene. Tenk på dette eksempelet: Tenk deg hvor vanskelig det ville være å håndtere vekttap hvis vi bare så på skalaen en gang i året. Fordi vi ofte får budsjett tilbakemelding når du planlegger prosjektoppgaver, er budsjetthåndtering generelt lettere og mer effektivt.

Ansatteverdier

Fokusere ansatte på budsjettet er flott for å motivere skattemessige resultater, men noen ganger kan dette få ansatte til å glemme andre deler av jobbene sine. En av ulempene ved budsjettering på et oppgavsnivå er at ansatte kan fokusere for mye på å møte budsjettet og gjøre det på bekostning av kundeservice eller til og med etisk oppførsel. Dette er spesielt et problem hvis ansattes kompensasjon er bundet til møte eller overgår en bonus. Ledere bør sikre at de belønner ansatte for atferd som er bra for virksomheten, ikke bare et aspekt av det.

Kostnad for ledelse

Økninger i virksomhetsovervåkning eller ledelse er sjelden kostnadsløse. Det er viktig å sikre at budsjettering på et oppgavsnivå er kostnadseffektivt for din bedrift. Hvis bedriften din har mange lignende prosjekter, kan det være verdt å sette opp et budsjett på oppgavenivå og bare endre det litt for andre prosjekter. Men hvis bedriften din har svært ulike prosjekter, kan det være at det er for mye arbeid og oppsett for og modifisering av ulike budsjetter for den potensielle fordelen den gir.