Eksempel på en forretningsplan

Hver bedrift er avhengig av visse "givens", som spenner fra å beholde nøkkelpersonell, til nødplanlegging, til kredittordninger. Men hva skjer når en relativt ung administrerende direktør blir drept i en ulykke eller når et jordskjelv ødelegger et selskaps hovedkvarter? Eller, når en kredittlinje er uventet kansellert? Det er praktisk talt et uendelig antall ting som kan gå galt og negativt påvirke en bedrift.

Det er til og med uventet gode ting som kan være forstyrrende - en klassisk eksempel er den lille virksomheten som får en stor kontrakt langt utover selskapets nåværende evne til å oppfylle det. Beredskapsplaner legger ut hva som skal skje når en eller flere av disse uventede hendelsene oppstår. Hver bedrift - stor eller liten - trenger sin egen unike beredskapsplan.

Følgende eksempler omhandler hvordan SEC krav til beredskapsplaner kan påvirke en virksomhet.

Hva er problemet?

Hver beredskapsplan svarer på et spørsmål om et problem. I dette tilfellet krever SEC hvert registrert investeringsrådgivende firma å ha på plass planer som sikrer at virksomheten kan gå frem og handle rettferdig med sine klientinvestorer i tilfelle at lederen av firmaet blir utilgjengelig gjennom død, alvorlig sykdom eller ulykke . Spørsmålet er rett og slett: Hvordan vil firmaet håndtere klienten behov når lederen av firmaet blir utilgjengelig?

Informasjon og data tilgjengelighet

Det første SEC krever, er at det alltid vil være noen muligheter for at klienter kan få tilgang til informasjonen i firmaets regnskap, viktigere rekordet til hver enkelt kundes nåværende aksjeeiere, men også viktig dokumentasjon knyttet til skatteråd og pensjonsplanlegging. Beredskapsplanen omhandler dette behovet på to måter:

• Det står at all klientinformasjon er lagret på firmaets primære datamaskin, og at datamaskinen sikkerhetskopieres kontinuerlig på en separat lokal stasjon og på skyen. Spesifikke henting informasjon er gitt.

• Det fremgår at registreringer av alle klientbeholdninger også opprettholdes ved megling hvor firmaet utfører alle handler, og at hver klient har ubegrenset tilgang til megleroppføringer.

Denne to-trinns datatilgjengelighetsplanen garanterer at hvis firmaets bygning ødelegges, forblir informasjonen fullstendig tilgjengelig offsite, både til firmaet og uavhengig av sine kunder. Siden firmaets korrespondentmegling har samme SEC-mandatinformasjonsforpliktelse som rådgiverfirmaet, er klientrekordene som er oppbevart ved megling, også tilgjengelig på et offsite-sted som vedlikeholdes av meglerhuset. Klientoppføringer lagres og vedlikeholdes kontinuerlig på minst fire separate fysiske steder og på skyen.

Alternative kommunikasjonsmidler mellom rådgivere og klienter

SEC krever også at hvert firma har et alternativt middel til å kommunisere med klienter. Å ha alternative midler tilgjengelig gjør at firmaet kan fortsette å håndtere kundekontoer i tide i tilfelle en katastrofe. I tillegg til firmaets e-postadresse og telefonnummer, opprettholder firmaet en postboks i en annen by og påminner regelmessig hver av sine kunder om den alternative adressen. Hodet til firmaet har også en dedikert mobiltelefonkonto som er adskilt fra firmaets forretnings telefonkonto eller hans personlige mobilnummer og sørger for at hver klient vet det uavhengige nummeret.

Alternativ kommunikasjon mellom rådgiver og ansatte

I dette lille firmaet har kun rektor autoritet til å handle på vegne av sine kunder; Derfor er det ikke nødvendig med et alternativ kommunikasjonsmiddel mellom hovedrådgiveren og en enkelt ansatt for å sikre at virksomheten kan fortsette uten avbrudd. Hvis firmaet hadde flere registrerte rådgivere som håndterer kundekontoer, ville alternative kommunikasjonsmidler som de som kreves for hovedrådgiveren være påkrevd og på plass.

Regulatory Reporting Requirements

Fordi forretningspostene er lagret på mer enn én fysisk plassering, og også lagres i skyen, hvor de er tilgjengelige uavhengig av rådgiverens plassering. Så lenge rådgiveren har rimelig god helse og et godt sinn, vil ingen fysisk katastrofe eller nødsituasjon sannsynligvis hindre firmaets få og sporadiske regulatoriske rapporteringsforpliktelser.

Hvis rådgiveren er alvorlig syk, død eller ubehagelig, har rådgiverens kone - en veletablert markedsføringspersonell - instruksjoner for å varsle klienter, som alle er kjent med henne. Hun er også instruert i hvordan man avslutter virksomheten som en registrert institusjon, med varsel til SEC. På det tidspunkt vil virksomheten opphøre, og kundene vil påta seg ansvar for egne kontoer med minst mulig forstyrrelse.

Tilgang til fond i forbindelse med fast opphør

Klienter har kontinuerlig og uhindret tilgang til midler og poster til enhver tid gjennom firmaets korrespondentmegler.

The Takeaway for alle typer beredskapsplaner

Denne spesielle beredskapsplanen for en liten registrert investeringsrådgivning gir god informasjon om beredskapsplaner generelt:

• Hver beredskapsplan oppstår som svar på et bestemt spørsmål, her: "Hvilke garantier eksisterer for den ordnede videreføringen eller opphør av denne tjenesten dersom hovedrådgiverens manglende evne til å drive virksomheten videre?"

• Hver beredskapsplan gir spesifikke løsninger på ett eller flere bestemte problemer.
• Planen adresserer hvordan selskapet reagerer internt på arrangementet og også hvordan det reagerer på arrangementet eksternt.
• Flere omfattende beredskapsplaner består sannsynligvis av flere forskjellige spesifikke planer som den i eksemplet, hver av dem adresserer en bestemt krise eller en uventet hendelse.

Denne spesifikke planen omhandler to problemer som er felles for mange beredskapsplaner: tap av data og lederskap uførhet. Andre problemer beredskapsplaner ofte adresse er:

• naturkatastrofer (også implisitt i eksemplet)
• offentlig sikkerhetstrusler, arbeidstaker- og kundeskader og arbeidsulykker generelt
• misforvaltning, bevisst eller utilsiktet
• responsiv planlegging til spesifikke produktansvarsproblemer.