Hva er HR-avdelingens ansvar for konfidensielle personellfiler?

Hvorvidt papirfiler eller elektronisk personopptegnelse, din personalavdeling har plikt til å beskytte ansattes personlige og sysselsettingsrelaterte opplysninger. Fortrolighet er kritisk for integriteten til HR-avdelingen og organisasjonens rykte. HR-ansatte er betrodd privat, konfidensiell informasjon om organisasjonen og dets ansatte. Fortrolighetsbrudd fører til at ansatte mister tillit til avdelingen og stiller spørsmål til HR-avdelingens kompetanse.

innhold

Personalefiler inneholder sensitiv informasjon om ansatte i forbindelse med kompensasjon, jobbprestasjon, personlige kontakter, arbeidshistorie og dokumentasjon for sysselsettingsberettigelse, som ofte inneholder en kopi av arbeidstakerens personnummer, førerkort, amerikansk pass eller arbeidstillatelse. Basert på informasjonstypen i disse filene, er det avgjørende at HR etablerer tilgangskontroller og opprettholder streng konfidensialitet av ansattes data.

Medisinsk informasjon

Helseforsikringsportabilitets- og ansvarsloven krever konfidensialitet av opplysninger knyttet til arbeidsgiverforsikret helseforsikring. The Americans with Disabilities Act og Genetic Information Nondiscrimination Act forbyr offentliggjøring av arbeidstakers helse- og medisinrelaterte opplysninger. HRs beste praksis anbefalar at arbeidsgivere oppretter en egen fil for konfidensiell ansattinformasjon, for eksempel helseforsikringsvalg, arbeidstakerens erstatningsskade detaljer, innkvartering for arbeidstakere med funksjonshemninger og dokumenter relatert til permisjon i henhold til familie- og medisinskloven. I tillegg bør HR utpeke en personvernansvarlig som har eneste tilgang til disse filene. Filene skal lagres sikkert på en annen plassering enn vanlig stillingsfil og tilgjengelig for andre på forespørsel sendt til HR-avdelingens personvernansvarlig.

Personaleansvar

HRs plikt til å opprettholde streng konfidensialitet gjelder også for diskusjoner om enkeltpersoner, ansettelseshandlinger og HR-avdelinger. HR-ansatte bør diskutere arbeidsrelaterte forhold på en nødvendig måte. Selv avdelingsdiskusjoner om medarbeiderinformasjon bør reguleres; HR-ansatte bør avstå fra å engasjere seg i ikke-arbeidsrelaterte samtaler om ansatte basert på informasjon i personellfiler. I tillegg må HR-ansatte være forsiktig med å gi fortrolig informasjon til ansatte utenfor HR-avdelingen som de har vennskap med.

Undersøkende filer

Når en HR-medarbeider håndterer en arbeidsplassundersøkelse, er det normalt å skape en fil for vitnesbyråer, kopier av juridisk forskning, notater om vitneverdighet og ansettelseshandlinger som anbefales av HR-ledelse eller advokat. Selv om arbeidsplassundersøkelsen kan innebære en eller flere ansatte, må du aldri holde etterforskningsmaterialer i personellfilene til de ansatte som er involvert i undersøkelsen. Vedlikehold av en egen filmappe for undersøkende materialer er kritisk. Materialer som finnes i en ansattes fil kan bli oppdaget dersom spørsmålet eskalerer fra en uformell klage til en formell klage eller rettssak som er innlevert hos et myndighetstilsyn eller domstolene. Discoverable betyr byrået eller retten kan kreve å inspisere materialene, noe som kan få alvorlig innvirkning på arbeidsgiverens juridiske forsvar.

Avdelingsdokumenter

Mange arbeidsgivere har to sett med personellfiler for ansatte, en ansettelsesfil og en avdelingsfil, også kalt veilederens fil. Tilsynsførere og ledere opprettholder avdelingsfiler for sine ansatte, som inneholder spesifikk informasjon om prestasjon, oppmøte og veiledende notater og tilbakemelding. Disse filene bør ikke inneholde helse- eller medisinsk informasjon og bør opprettholdes på en konfidensiell måte, for eksempel i en låst skuff som kun veileder har tilgang til.