Hvilke skjemaer trenger en liten bedrift å ha for sine ansatte?

Bedrifter er pålagt ved lov å legge inn visse skjemaer for alle sine ansatte. Disse inkluderer skjemaer mandat av Internal Revenue Service og US immigration office: en skjema for ansettelsesberettigelse verifikasjon, eller skjema I-9; en W-2 Lønn og Skatt Statement; og en føderal medarbeideres tilbakeholdelsesbevis, eller skjema W-4. Stater krever også at ansatte fyller ut skjemaer, selv om disse skjemaene varierer fra stat til stat.

I-9

Kontoret for det amerikanske statsborgerskapet og utlendingsdirektoratet overvåker ansettelsesberettigelse over hele landet. Dette føderale byrået har myndighet til å revidere bedriftsoppføringer for å sikre at skjemaet I-9, ansettelsesberettigelse er fullført for hver ansatt, og at alle ansatte har en juridisk rett til å arbeide i USA. Innvandringsforskrifter krever at arbeidsgiveren bekrefter kvalifisering innen tre dager etter ansettelsen. Bedrifter bør beholde I-9-skjemaene i minst tre år etter ansettelse. Hvis en ansatt forlater arbeidsplassen, uansett omstendighetene, skal bedriftseieren beholde I-9-skjemaet i minst ett år.

W-2

For hver kompensert medarbeider krever føderale forskrifter at et skjema W-2, lønns- og skatteerklæring skal gjennomføres årlig og sendes til Sosialtilsynet. Bedriftseiere må også gi hver ansatt en kopi av W-2 for individuelle skattemessige formål. Dette skjemaet beskriver lønn som er betalt for det foregående kalenderåret. Den skal sendes til ansatte innen 31. januar og til SSA, senest 1. april dersom den blir sendt elektronisk. Papirformularer skal sendes til SSA innen utgangen av februar.

W-4

Når en ny ansatt er ansatt, blir hun vanligvis bedt om å fullføre et Forholdsbonus, kjent som et W-4-skjema. Dette skjemaet gir virksomheten den informasjonen som er nødvendig for å opprettholde riktig beløp av skatter, basert på antall godtgjørelser og arkiveringsstatus som ansatt har til hensikt å kreve for føderal inntektsskatt. I henhold til IRS-retningslinjene, bør tilbakeholdelsen begynne med den første lønnsslipp.

Statlige krav

IRS regelverk krever bedrifter å opprettholde arbeidsoppgavene i minst fire år. Statlige arbeidsskattformer knyttet til tilbakeholdelsen varierer etter jurisdiksjon. Sjekk med statens avdeling for inntekter for å lære riktig prosedyre og skjemaer som kreves for å oppfylle lovene i jurisdiksjonen.