Måter å kontrollere regnskap og inventar

Regnskapssystemer og inventar kan være spesielt sårbare for tyveri, svindel eller direkte misforvaltning. Kontrollere integriteten til regnskapspostene dine og sikkerheten til beholdningen kan direkte bidra til bunnlinjen ved å redusere unødvendige utgifter. Småbedriftseiere har en rekke interne kontrollalternativer tilgjengelig for dem, og hver bedrift krever et unikt sett kontroller for å sikre sine eiendeler tilstrekkelig.

Sikkerhetssystemer

Alle regnskapsdata og inventar skal holdes så trygt som mulig. Begrens tilgang til lagerlagringsområder, og installer sikkerhetskameraer med opptaksenheter. Utfør regelmessige og tilfeldige beholdningstall for å avdekke problemer med tyveri eller avfall raskt.

Regnskapsdata kan kompromitteres like enkelt som inventar eller kontanter, og kriminelle kan gjøre samme mengde økonomisk skade ved å manipulere regnskapsposter som ved fysisk tyveri. Beskytt alle servere og datamaskin arbeidsstasjoner med passord, og ansett en internetsikkerhet eller tredjeparts nettverkssikkerhetsspesialist for å sikre tilgang til filene dine. Sammenlign interne økonomiske data med kontoutskrifter og økonomiske dokumenter for å sikre at postene dine forblir nøyaktige.

Adskillelse av oppgaver

Filosofien bak adskillelse av plikter er at tyveri ved samspill blir vanskeligere når flere mennesker er involvert i en flertrinns prosess. Regnskaps- og lageroppgaver involverer en rekke aktiviteter og skritt; Å skille disse oppgaver mellom ansatte på ulike nivåer i bedriften din, kan bidra til å redusere hendelser av samarbeid. Ikke la samme person legge inn bestillingsordre og sjekke nøyaktigheten av innkommende forsendelser, for eksempel. Ikke la den samme personen gjøre bankinnskudd og legge inn kvitteringer i regnskapssystemet, som et annet eksempel.

Uavhengige revisjoner

Tredjeparts finansielle revisjoner kan være dyre og presentere en hindring for normal produktivitet, men de er vel verdt bekostning hvis de avdekker tilfeller av økonomisk svindel eller tyveri. Revisorer vil grave dypt inn i ditt regnskapssystem og økonomiske registre for å sikre at alle regnskapsoppgaver blir utført på en etisk og profesjonell måte.

Gi de ansatte kun nok forhåndsvarsel, slik at de kan forberede seg på deres rolle i revisjonen; Ikke gi beskjed tilstrekkelig på forhånd for tyver å dekke sporene sine.

Interne rapporter

Et effektivt system med interne kontroller må gi regelmessige statusrapporter til ledere og andre beslutningstakere. Et styringsinformasjonssystem kan kombinere alle operasjonelle eller statistiske data, og presentere den til ledere i et lesbart, logisk format. En MIS kan lage rapporter om grunnleggende informasjon, som daglig salg og utgifter i hvert utsalgssted, og mer komplekse data, som for eksempel gjennomsnittlig antall uakseptable og knapt akseptable feil på en bestemt produksjonslinjeseksjon.