Hva er et fokuselement i en møteagenda?

Møter kan være dynamiske sammenkomster der nyskapende ideer blir født. De kan også raskt opphisse tempere, da deltakerne går bort, føler at de har kastet bort tid og oppnådd ingenting. Som småbedriftseier er det din jobb å styre møtet mot dynamikken og bort fra det frustrerende. For å gjøre det, bør du doble tiden du bruker til å lage dagsordenen, ifølge "Forbes." Som en del av din agendafremstillingsprosess må du opprette fokuselementer, som former innholdet og retningen til møtet ditt.

Organisasjonsmessig betydning

Et fokuselement, også kjent som en agendapunkt, et handlingsobjekt eller et emne, er et element som skal vurderes eller diskuteres under et møte. En møteagenda er en liste over fokuselementer, deltakerne som er ansvarlige for å presentere eller diskutere dem, og hvor mye tid de er dedikert til. Strategisk organisert på dagsordenen, fokuserer elementets ordre en oversikt over møtestrukturen. For eksempel blir det første fokuspunktet det første poenget som diskuteres, mens det siste fokuspunktet blir det siste problemet som tas opp før møtet avbrytes.

Handlingsfokus

Fokuselementer må begynne med handlingsord for å hjelpe medlemmene med å forstå hva som må oppnås. Hvis du for eksempel bare viser "arrangementsgisteliste", vil deltakerne ikke vite om du raffinerer, vurderer, velger eller retter gjestenes liste. I stedet skriver du «Stem på gjestebok for arrangement». Dette gjør fokuspunktet mye tydeligere, og møtedeltakere vil vite hva de kan forvente.

Velge fokuselementer

Før du bestemmer deg for dine fokuselementer, må du bestemme hva du vil oppnå ved møtet. Når du har kjent målene dine, kan du utvikle fokuselementer for å hjelpe deg med å oppnå dem. Gode ​​steder å lete etter fokuspunkter inkluderer minutter fra siste møte og tilbakemelding fra deltakerne. Når du har utviklet en liste over potensielle fokuselementer, må du kontrollere at elementene er relaterte og involverer alle deltakere. Hvis de ikke er det, bør du vurdere å ha mer enn ett møte for å sikre at deltakerne blir fokusert og involvert.

Å være forberedt

Hvis du legger fokuselement på møtelageren din, må du forsikre deg om at den valgte deltaker er klar til å ta kontakt med det ved å samle de nødvendige støttematerialene. Hvis for eksempel fokuselementet ditt sier "Godkjenn finansielle rapporter, " må du ha rapportene i møtet med deg. Som bedriftseier kan du sikre at du får et godt møte ved å kontrollere hver deltaker har tilgang til de nødvendige støttematerialene noen dager før møtet oppstår.