Bruken av informasjonssystemer og regnskap

De fleste regnskapsoppgaver i disse dager behandles i en datamaskin, slik at informasjonssystemer har stor innvirkning på hvordan regnskapet er gjort og hvilke rapporter som genereres. Ikke bare er regnskapsoppgaver utført med høy hastighet, de er også gjort enkle å gjøre for de fleste bedrifter. Beregningene gjøres automatisk med færre feil enn manuell regnskap, noe som øker effektiviteten.

regneark

Det første regnearkprogrammet ble kalt VisiCalc, og ble designet av Robert Frankston og Dan Bricklin i 1979 for å forenkle økonomisk analyse. Den utførte beregninger over 254 rader og 63 kolonner. I 1983 tillot et mer sofistikert regnearkprogram, Lotus 1-2-3, flere rader og kolonner pluss datahåndtering og grafer. Dette var en hit med regnskapsførere, som ofte trenger å analysere data, og utføre komplekse beregninger og modellering. For eksempel kan en celle - skjæringspunktet mellom en kolonne og en rad - endres og beregningene oppdateres automatisk med den nye informasjonen. I dag er Excel og andre regneark brød og smør fra mange regnskapsførere, noe som gjør livet enklere og mer effektivt.

Hovedbok

For flere år siden ble en generell hovedbok, en liste over kontoer og transaksjoner holdt i papirputer og deretter manuelt opprettholdt, en tidskrevende oppgave for regnskapsførere. Hvis balansen ikke balanserte, tok det noen ganger regnskapsførernes dager for å finne feilen. Disse dager er over med datastyrt regnskap, hvor matte håndteres automatisk og regnskapet blir samlet ved å trykke på en knapp.

moduler

Mens hovedboken inneholder generelle kontoer og transaksjoner, blir transaksjonsdetaljer ofte holdt i separate moduler. Informasjon fra disse modulene overføres deretter til hovedboken. For eksempel håndterer betalingsmodulen alle problemer knyttet til betalbar betaling, inkludert leverandørnavn, faktura datoer, sjekk utskrift og andre data som er viktige for betalingsbetalingsprosessen. Når fakturaer inngås og betales, blir kostnader, kontanter og kontanter innregnet og overført til hovedboken. Det er moduler for kundefordringer, inventar og andre prosesser som trenger arbeidsplass utenfor hovedboken, men koblet til den.

Spesialisert regnskapsprogramvare

En trend i programmeringspraksis er å målrette mot enkelte næringer og gjøre hele programmer tilpasset for disse bransjene. Resultatet er hele systemer laget med verktøy som er spesifikke for bestemte sektorer, for eksempel detaljhandel, non-profit eller produksjon. Det gjør datastyrt regnskap raskt å sette opp og bruke. I stedet for å vente på at en programmerer utvikler programvaren, kan du kjøpe en av hyllen som er omtrent 90 prosent bra for dine formål og krever bare minimal tilpasning.

risiko

Informasjonssystemer hjelper med hastighet og nøyaktighet, men det er fortsatt rom for menneskelig feil. Hvis feil informasjon er oppgitt, kan systemet ikke fange det. For eksempel vet systemet ikke at en $ 200-betaling var faktisk $ 20 og ble oppgitt og betalt av en feil. Feil og svindel skjer fortsatt i regnskapsføring og interne kontroller er nødvendige for å forhindre eller oppdage disse risikoene. Et datastyrt system bør ha sikker tilgang for å unngå uautorisert bruk; ledelsen må gjennomgå avstemminger for å sikre at de er rimelige og nøyaktige og betalinger skal bare gjøres på godkjente regninger for å unngå svindel og feil.