Hvordan skrive et forslag brev for outsourcing

Outsourcing nyter en økning i respektbarhet nå at bedrifter av alle typer og størrelser streber etter å inneholde kostnader og operere mer effektivt. Å gjøre saken for outsourcing krysser ofte skrivebordet til en bedriftseier når hun søker et forretningslån og må forklare begrunnelsen i et forslagsbrev. Behandle øvelsen som en del problemløsningsskriving, en del argumenterende skriving, som krever at du forutser og adresserer eventuelle innvendinger. Velg ordene dine med tydelighet og presisjon, og se på at forslaget ditt kommer til å bli oppfylt.

1.

Vurder bedriftens erfaring med outsourcing og avbild forslaget tilsvarende. Hvis bedriften for eksempel har outsourcet jobbfunksjoner med positive resultater, kan det hende at du får en "lett salg". Hvis det har outsourcet funksjoner med negative resultater, vil du være smart å ta opp hvordan forslaget ditt vil eliminere tidligere skuffelser. Og hvis din bedrift aldri har outsourcet en jobbfunksjon, ville du være klok til å bryte ned motstand og gi større detaljer om hvorfor dette "nye konseptet" er verdt å implementere. Forutse svarene vil hjelpe deg med å formulere et mer overbevisende brev.

2.

Forskning outsourcing alternativer i interesse for å svare på et nøkkel spørsmål: Hvordan vil din bedrift finne en kompetent person til å oppfylle behovet for hånden? Samle informasjon og dokumentere kostnadsoverslag. For å selge ditt outsourcing-forslag, må du selges på det selv.

3.

Begynn forslaget ditt med en bekreftelse på problemet eller problemet ved hånden og din gode tro på løsningen: outsourcing. La oss si at du driver en voksende ombyggingsvirksomhet som må sende rettidige bud til potensielle kunder. Ditt entreprenørgruppe er opptatt av å møte med klienter og ta målinger, men har ikke tid til å skrive opp profesjonelle forslag med spesifiserte kostnader. Arbeidet er sporadisk - frenetisk noen uker og nesten ikke-eksisterende under andre. I dette tilfellet kan ditt tankevekkende åpningsavsnitt si: "Når mitt selskap har en lønnsom gjenoppblomstring, behøver jeg å se på måter at jeg kan fortsette å gi den førsteklasses kundeservice mitt firma er kjent for mens det inneholder kostnader. I denne ånd tror jeg jeg bør outsource oppgaven med å skrive opp bud og sende klientbrev til en uavhengig entreprenør. "

4.

Ta et skritt tilbake fra forslaget ditt og beskriv problemet - i dette tilfellet slår teamet av entreprenører seg for å gi rettidige bud. Illustrer problemet i ekte, konkrete termer med anekdoter. I dette eksemplet kan du forklare hvordan entreprenørene prøver å være lydhør overfor klientanrop, men kan ikke følge opp med gjennomføringen: sende inn rettidige prosjektbud.

5.

Beskriv konsekvensene av den nåværende situasjonen. I dette tilfellet kan du detaljere hvordan entreprenørene dine kalkner opp overtidstimer, men fremdeles mislykkes i å sende inn rettidige prosjektbud. Beregn hvor mye disse "tapte" budene er verdt for bedriften din i ekte dollar.

6.

Presentere saken din for outsourcing og understreke positive - i dette tilfellet understreker at den uavhengige entreprenøren du ansetter, vil gi din bedrift verdien av å reagere raskt på toppperioder med aktivitet, samtidig som du gjenoppretter større lønnsomhet for bedriften din. Forklar "mekanikken" i outsourcingordningen, estimering av de anslåtte kostnadene og talentbassenget du vil tegne fra, basert på din forskning. Gjør det poenget at en entreprenør, i motsetning til en ansatt, ikke har rett til medisinske og andre helsemessige fordeler, noe som gjør arrangementet en kostnadsbesparende helt fra starten.

7.

Forutse og motta innvendinger mot ditt forslag, basert på bedriftens kultur og track record med uavhengige entreprenører. I dette eksemplet kan du cede den åpenbare takten om å ansette en deltids- eller heltidsmedarbeider, men påpek deretter sløsingen med å betale denne ansatten i løpet av lulls i virksomheten. Husk at outsourcing gir deg fleksibilitet, samt muligheten til å skissere dine spesifikke vilkår i en skriftlig kontrakt. Understreke at du klart kan skissere disse vilkårene i en avtale som kan bli ugyldig ved skriftlig varsel.

8.

Express din overbevisning om at outsourcing er det beste og mest kostnadseffektive alternativet for å løse problemet ditt firma står overfor. Hold deg åpen for modifikasjoner av forslaget og uttrykk ønsket ønske om å diskutere problemet i et konstruktivt forum. Takk brevet mottaker for hennes tid og hensyn.

Tips

• Etter at du har skrevet forslaget, legg det til side i noen dager, så du kan se gjennom det med et nytt par øyne og et fornyet ønske om spesifisitet. Vær din egen verste kritikk før du lar andre ta den rollen.