Slik dokumenterer du medarbeiderproblemer og en forbedringsplan

Dokumentasjon av ansattes ytelsesproblemer kan være tidkrevende, og allerede overextended småbedriftsforvaltere kan stille spørsmål om verdien av dokumentasjon eller ytelsesforbedringsplaner. De fleste bedrifter i USA er på vilje, noe som betyr at en ansatt kan avfyres når som helst av en god grunn, dårlig grunn eller ingen grunn i det hele tatt. Men mens det kan virke raskere og enklere å utføre en ansatt, er det betydelige fordeler - både når det gjelder dollar, ansvar og overordnet ansattes moral - for å hjelpe ham med å forbedre seg i stedet.

1.

Hold notater om hver problematisk hendelse du har observert. Ta med detaljer om hva som skjedde, hvor og når hendelsen fant sted, hvis det var noen vitner, de negative konsekvensene og politikken og prosedyrene ble brutt. Ta opp statistiske data, eller frekvensen av medarbeiderens oppførsel i forhold til arbeidsgruppenes gjennomsnitt, hvis det er aktuelt. For eksempel dokumentere antall ganger arbeidstakeren var sen i forhold til antall totale arbeidsdager, eller antall feil arbeidstakeren gjør i forhold til gjennomsnittlig antall feil gjort av kollegaer.

2.

Diskuter problemhendelser med medarbeideren - dokumentasjonen din er ubrukelig dersom den ikke blir handlet, eller hvis arbeideren ikke er oppmerksom på problemet. Møt med medarbeider for å diskutere problemet og gi ham en kopi av dokumentasjonen. Be ham om å forklare årsaken til problemet atferd, og strategiser mulige løsninger med ham.

3.

Oppsummer samtalen i en skriftlig forbedringsplan. Planen bør inneholde klare forventninger - og enhver politikk eller prosedyre som styrer disse forventningene - og kortsiktige mål. Planen bør også oppsummere de gjensidig avtalte løsningene for forbedring.

4.

Ta med spesifikke målbare mål med en tidsramme for prestasjon. For eksempel: "Du vil redusere feilfrekvensen til 5 prosent eller lavere for april måned." Angi datoer for oppfølging: "Din fremgang vil bli vurdert månedlig."

5.

Møt med medarbeideren for å se på hennes fremgang. Juster forbedringsplanen, om nødvendig, og dokumentere både endringene i planen og selve møtet. Hvis det ikke oppnås vedvarende forbedringer, går det videre til mer alvorlige former for disiplin.

Tips

• Dokumentere hver samtale du har med den ansatte, og kreve at han logger på for mottak av dokumentet. Alternativt kan du oppsummere mindre problemer i en epost for å få dato og tidsstemplet dokumentasjon.