Fem IT-funksjoner i en organisasjon

Med datamaskiner og datanettverk har folk vært i stand til å oppnå i løpet av noen tiår, noe som ellers ville ha tatt oss mange århundrer for å oppnå. Folk har demokratisert internett, kraftig forbedret kommunikasjon, økt vår evne til å designe og oppfinne ved multipler og gjøre livet enklere generelt. Nå bærer folk små datamaskiner sine lommer som gir hjelp i omtrent alle aspekter av livet, om det er å vekke dem opp om morgenen, eller å minne dem om viktige hendelser, eller å hjelpe oss med å tenke og lære ny informasjon.

Det kan hevdes at de små databehandlingsenhetene folk bære rundt, har noe blitt en del av oss. De har blitt som ekstra organer i kroppene våre, som armer eller ben. Kanskje vi kan tenke på dem som en slags forbedring på hjernen vår, slik at vi kan oppnå ting vi tidligere aldri hadde trodd mulig.

På samme måte har IT blitt et ekstra organ i enhver virksomhet, noe som gjør at virksomheten kan oppnå mye større ting enn det ellers kunne uten hjelp av IT.

IT-avdelingen er en viktig avdeling som utfyller og supplerer de andre på mange måter. Og likevel, hvis du ikke er veldig kjent med teknologi, kan det virke litt vag når du prøver å tenke på hvordan IT-avdelingen hjelper resten av organisasjonen. Visst, du vet at denne avdelingen er helt viktig. Det du ikke er sikker på, er bare det som gjør det så viktig.

Det er mange funksjoner i IKT. Imidlertid skiller fem funksjoner seg som spesielt avgjørende.

Kommunikasjonsfunksjonen

Kommunikasjon har alltid vært et viktig aspekt av virksomheten, selv før informasjonsteknologi kom med. Men med veksten av datamaskiner og internett har kommunikasjonen blitt omdefinert. Som et resultat er kommunikasjon en av de viktigste IT-rollene i organisasjonen. Det har nå blitt mulig å kontakte noen uansett hvilken del av verden de er i. Når det kommer til virksomheten, er denne muligheten ganske nyttig.

IT-avdelingen gjør det mulig for organisasjonen å oppnå kommunikasjon ved svært høye hastigheter gjennom flere kanaler:

E-post: Du kan enkelt sende dine ansatte en epost når du trenger å kommunisere noe uten å se dem personlig. E-post er også en god kanal for sending av offisiell kommunikasjon til klienter og etterlater en ren "virtuell" papirspor som lar deg holde jevn korrespondanse.

Videokonferanse: Videokonferanse er en fin måte å kommunisere med et fjernt lag og å kunne se dem på samme tid. Det er lettere å ha eksterne møter og til og med samarbeide på et prosjekt sammen. Med videokonferanser kan du like godt være i samme rom.

Samarbeidsprogramvare: Samarbeidsprogramvaren tillater lag å samarbeide på prosjekter på en måte som er både effektiv og rask. Med riktig samarbeidsprogramvare kan du kutte prosjekttider med opptil halvparten og gjøre unna med unødvendige møter, siden alt kan gjøres i et virtuelt møterom.

Sosiale medier: Sosiale medier gir ikke bare ansatte dine mulighet til å holde seg oppdatert med den nyeste bransjens informasjon, men presenterer også en morsom måte å slå seg ned og sosialisere.

Funksjonen til datastyring

Dette er en annen av IT-avdelingsfunksjonene som gjør det uunnværlig. Med den økende kompleksiteten i forretningsverdenen kommer en økende mengde data som bedrifter har å håndtere. Disse dataene kommer også i flere dimensjoner. En virksomhet vil se trafikk i mange forskjellige typer data, blant annet tekstdata, lyddata og videodata.

For å kontrollere disse dataene, vil en bedrift trenge en IT-avdeling for å kjøre noe som kalles en database. Databasen vil tillate virksomheten å gjøre tre ting:

Lagre data: Ved å sette dataene i et lagringsformat, kan en database lagre store mengder data i en liten plass. Langt borte er de dagene da data måtte lagres på papir og andre store medier. I en alder der informasjon er makt, hjelper det å være i stand til å holde mye av det på en beleilig måte.

Administrer data: Data er ikke veldig nyttig i sin opprinnelige form, kjent som rå data. Det må sorteres i en meningsfylt form som kan være meningsfylt dechifisert og brukes til å ta beslutninger i virksomheten. IT-avdelingen gir verktøyene som disse dataene kan håndteres, inkludert å analysere det og trekke konklusjoner fra det.

Tilgangsdata: Uansett hvilken type data bedriften din må lagre, er dataene verdifulle og må styres slik at bare de riktige personene kan få tilgang til det. IT-avdelingen gir sikkerhetstiltak som skal beskytte dataene og forhindre uautorisert tilgang til det.

Funksjonen for markedsføring

Markedsføring har vært et sentralt aspekt av virksomheten så lenge bedrifter har eksistert. Med veksten av datamaskiner og internett blir markedsføringskampanjer stadig mer digitale. IT-avdelingen kan bidra til markedsføringsfunksjonene til en bedrift på mange måter:

Innholdsskaping: Du kan opprette reklame og salgskopi på en datamaskin ved hjelp av tekstbehandlingsprogramvare. Du kan også lage flotte grafiske annonser ved hjelp av kraftige datamaskiner med grafikkfunksjoner.

Online Advertising: Sosiale medier blir stadig viktigere for annonsering, og siden den lever på internett, hvilken bedre avdeling som skal hjelpe deg med din innsats enn IT-avdelingen? Ved å starte markedsføringskampanjer for sosiale medier kan IT-avdelingen forbedre salget og øke omsetningen. Det kan også starte markedsføringskampanjer for virksomheten på andre plattformer, for eksempel Google AdWords.

E-handel: Med flere og flere bedrifter på nettet, har bruk av datamaskiner blitt uvurderlig for hvordan du driver din virksomhet og selger dine produkter og tjenester. IT-avdelingen vil være medvirkende til behandling av ordrer gjort i nettbutikken din.

Markedsanalyse: Med stigningen av søkemotorer er det nå mulig å gjennomføre forskning på nettet om forbrukertrender og de mest lønnsomme mulighetene. IT-avdelingen kan også være medvirkende til dette.

Funksjonen til prosessforbedring

Det kan vise seg å være ganske viktig i forbedringen av prosesser og effektivitet for å spare penger på bedriften. En liten bedrift kan spare på utskrift og kopieringskostnader ved å stole på papirløs kommunikasjon. Samarbeidsprogramvare og videokonferanser vil spare på logistikkutgifter som ville ha vært pådratt hver gang forskjellige lag trengte å møte og jobbe sammen. Det ville også spare på tid da ikke mye tid ville bli bortkastet på transitt.

Human Resources-avdelingen kan bli effektivere på grunn av IT-avdelingen, siden treningsøktene kan gjøres online og kommunikasjon med ansatte kan gjøres uten behov for papir. Resultatet er enorme besparelser på både tid og pris.

Funksjonen for Enterprise Resource Planning

Enterprise resource planning handler om å knytte de ulike funksjonene til en organisasjon, for eksempel regnskap, menneskelige ressurser, produksjon og salg, ved hjelp av programvare systemer. Disse systemene kan hjelpe både i drift og strategisk beslutningsprosess. For en liten bedrift betyr det reduserte kompleksiteten at disse systemene kan installeres en modul om gangen og kan skaleres etter behov.