Slik skriver du utlånsrutiner og retningslinjer

Dokumentasjon av utlånspolitikker og prosedyrer bidrar til å effektivisere driften, redusere avfall og øke kundetilfredsheten gjennom standardisering av arbeidsoppgaver. Formatene er avhengige av arten av operasjoner og ansattes krav. Selv om strukturen og dybden av dokumentasjonen er forskjellig, er det vanlige måter å lage skriftlige retningslinjer for utlånspersonell å følge.

Policyhåndbøker

Policyhåndbøker skrives på høyt nivå og oppsummerer ledelsens holdninger til kritiske deler av operasjonen. Håndbøker kan berøre risikostyring, lånedokumentasjon, menneskelige ressurser og en rekke andre viktige emner. Seksjoner på etiske verdier er vanlige, og metoder for rapportering av forseelser er vanligvis skissert i detalj. Kritiske juridiske krav og overholdelsesanstrengelser knyttet til føderale eller statlige reguleringer passer godt inn i utlånsretningslinjene. Håndbøker må skrives på språk enkelt for alle ansatte å forstå.

Standard operasjonsprosedyrer

En metode for dokumentasjon av utlånsprosesser er å skape standard operasjonsprosedyrer. Disse dokumentene forklarer hvorfor personell utfører bestemte oppgaver og hva det overordnede målet for prosessen er. Inngang, utganger og kunder er typiske komponenter i SOPs. Relevante interessenter bør opplyses i SOP, sammen med referanser til dokumentasjon. En velskrevet SOP har muligheten til å informere ansatte, standardisere lånebehandling og øke den samlede effektiviteten til en organisasjon.

Avdeling Standard Operating Procedures

Opprette låneprosedyrer på avdelingsnivå hjelper enkelte grupper i en organisasjon til å standardisere prosesser som er spesifikke for deres jobbfunksjon. For eksempel utfører regnskapspersonell oppgaver som registrering av journalposter og avstemning av lånekontoer som andre grupper ikke gjør. Å skape avstandsstandardprosedyrer knyttet til disse oppgavene øker internkontrollen og hjelper ledelsen å utarbeide regnskap. DSOPs skisserer prosesser på høyt nivå og beskriver hvorfor oppgavene utføres.

Standard Driftsveiledning

Å ha låneprosedyrer som skisserer hvordan bestemte oppgaver utføres, er fordelaktige for frontlineansatte. Standard driftsinstruksjoner brukes til dette formålet og er skrevet på en måte som gir trinnvis veiledning. Hvis oppgaver er manuelle eller forberedt i henhold til spesifikke kriterier, kan det være vanskelig å trene nytt personell. Men SOIs gjør treningsprosessen enklere og gir ansatte en rask referanse til bruk mens du får tak i nye oppgaver. Hvis det er mangler i lånebehandling eller kontoadministrasjon, er det nyttig å se på SOIer for å vurdere hvor feilen oppstod.